Handbuch für die Kurkarten Erstellung über den Feratel Kurtaxe.
Diese Beschreibung erfordert die Hotel.Profi Version 10.4.1.185 oder höher...
1. Allgemeines:
Der Hotel.Profi verfügt über eine umfangreiche Schnittstelle zu Feratel. Über diese Schnittstelle werden kurschein/meldescheinrelevante Daten an das Feratel System übergeben. Der Hotel.Profi erhält vom Feratel-System einen komplett druckfertigen Meldeschein im HTML-Format im Internet Bowser der anschließend für den Gast im Objekt / Hotel ausgedruckt werden kann. Am Ende der Abrechnungsperiode erhalten Sie eine Abrechnung von der Kurverwaltung. Ein weiterer Datenabgleich ist für die Erstellung der Abrechnung nicht notwendig
2. Vorteile:
Die im Hotel.Profi eingegebenen Gäste-/Adressdatendaten können für die Kurkartenerstellung verwendet werden. 1. Für die Kurkartenerstellung ist keine Anmeldung am Feratel System mehr nötig. 2. Durch das einfache und schnelle Handling im Hotel.Profi können Kurkarten direkt beim Check-In ausgedruckt werden. 3. Kein manuelles Führen von Kurtaxlisten oder ein es Kurtaxjournals mehr nötig. 4. Stornierungen von Kurtaxleistungen können über den Hotel.Profi erfolgen. Dabei wird vor der Stornierung der Leistung im Hotel.Profi eine Meldung an das Feratel System gesendet.
3. Prinzipieller Ablauf:
Der Ablauf, für die Erstellung einer Kurkarte, umfasst im Hotel.Profi 3 Schritte:
1. Aufbuchen der Kurtaxleistung auf die Einzel- / Gruppenreservierung
2. Verbuchen der Kurtaxleistung
- Die Vorgänge Aufbuchen einer Kurtaxeleistung und Verbuchung der Kurtaxleistung müssen nicht unmittelbar aufeinander folgen. So ist es zum Beispiel möglich, die Kurtaxleistung bereits vor der Anreise auf die Reservierung zu buchen und erst beim CheckIn zu Verbuchen. Wir empfehlen diese beiden Vorgänge direkt bei Anreise / CheckIn durchzuführen.
- Ohne Verbuchen der Kurtaxleistungen ist kein Ausdruck der Kurkarte möglich
3. Ausdruck der Kurkarte
- Die original die der Gast unterzeichnet hat können manuell in eingescannter form unter der Korrespondenz der Reservierung gespeichert werden. ( Dies unterstützt Sie für die Aufbewahrungspflicht von Kurkarten oder Meldescheinen). Es gibt vom Anbieter Feratel hier keine automatische Funktion.
4. Kurkartentypen
Über die Schnittstelle können zwei verschiedene Arten von Kurkarten erstellt werden:
- eine Kurkarte für Einzelgäste mit Begleitpersonen
- eine Kurkarte für Gruppen
5. Beschreibung des Ablaufes für die Erstellung einer Kurkarte für einzelne Personen:
1. Aufbuchen der Kurtaxleistung:
Dieser Vorgang kann bereits nach der Neuanlage einer Reservierung erfolgen oder z.B. auch beim Check-In. Kurtaxleistungen können bis zum Check-Out zu jedem Zeitpunkt aufgebucht werden.
a. Als erstes öffnen Sie die Einzel- /Gruppenreservierung
b. Wechseln in die Lasche „Rechnung“
c. Aufbuchen der Kurtaxleistung unter der Warengruppe „Kurtaxe“
2. Erfassen von Personendaten:
a. Im „Kurtaxe“ Fenster müssen folgende Daten erfasst werden:
Anzahl der Personen pro Personengruppe eintragen. Ist zum jetzigen Zeitpunkt nicht genau bekannt, welchen Personengruppen die Personen zuzuordnen sind, so verwenden Sie zuerst immer kostenpflichtige Personengruppen. Eine Anpassung und Erweiterung ist bis zum Verbuchen der Kurkarte jederzeit möglich.
- Die Angabe von mehreren Personen auf einen Kurtax-/ Meldescheinbeleg ist prinzipiell möglich. Allerdings nur unter einer Voraussetzung: Alle Personen haben die gleiche Wohnanschrift! Ist das nicht der Fall müssen Sie mehrere Kurtax-/ Meldescheinbelege erstellen und ausdrucken!
Die Anzahl wird über die maximal mögliche Darstellung von Einzelpersonen auf dem Kurkartenvordruck bestimmt. Es sollten nie mehr Personen als darstellbar pro Kurtax- Meldescheinbeleg angegeben werden.
Datenerfassung pro Person
Bei der Erstellung eines Kurtax-/ Meldescheinbelegs mit einer Person sind keine weiteren Angaben nötig, da Name und Geburtsdatum in der Adresskartei des Gast gepflegt werden können und sollten.
Beispiel des Kurtaxfensters bei einer Person:
Nur in eines des rot markierte Felder muss die Anzahl 1 eingetragen werden
Ab zwei Personen müssen folgende Eingaben zusätzlich vorgenommen werden.
In den rot markierten Feldern müssen Daten erfasst werden. Dazu gehören:
- Die Anzahl der Personen pro Personengruppe
- Das Geburtsdatum TT.MM.JJJJ pro Person
- Der Vor- und Familienname pro Person, Namenszusätze und Titel sind ebenfalls erlaubt.
Ab zwei Personen werden die Daten wie folgt eingegeben: Zuerst beginnend mit dem 1. Gast der Reservierung (der Bucher)
Bei einer Gruppenreservierung reicht die Eingabe der Gesamtpersonenanzahl pro Personengruppe, da in diesem Fall eine Gruppenkurkarte ausgedruckt wird.
3. Verbuchen der Kurkarte:
Um eine Kurkarte / Meldeschein zu drucken muss die Kurtaxleistung im Hotel.Profi verbucht werden! Dieser Vorgang kann bereits nach dem Aufbuchen der Kurtaxleistung erfolgen oder auch zu einem späteren Zeitpunkt z.B. beim Check-In.
Um eine Kurkarte zu verbuchen öffnen Sie die Reservierung des Gastes und wechseln in die Lasche „Rechnung“
Mittels Kontextmenü (rechte Maustaste) kann der Menüpunkt „Kurkarte verbuchen“ ausgewählt werden.
Das Fenster „Kurkarte verbuchen“ zeigt noch einmal die zu buchenden Personenanzahl pro Personengruppe an.
Bitte diese unbedingt prüfen!
Wird der Kurtaxbeitrag erst mit dem Check Out verrechnet, so wählen Sie bei Zahlungsweg „Kein“ aus. Ansonsten verbucht der Hotel.Profi den Kurtaxbetrag auf dem angegebenen Zahlungsweg.
Mit einem Klick auf den „OK“ Button werden die Daten an den Feratel Server "verbucht" bzw. übertragen. Während der Übertragung sehen Sie das folgende Fenster:
Der Datenaustausch kann bis zu 30 Sekunden dauern. War die Übertragung erfolgreich so wird Ihnen das folgende Fenster angezeigt:
Wenn die Verbuchung bzw. die Übertagung erfolgreich war wird eine Nr angezeigt.
Bei Nichterfolg wird ein Fenster mit einer Fehlermeldung angezeigt.
d. Kurkarte ausdrucken Nach erfolgreichem Datenaustausch wird der Kurkartenbeleg vom Feratel Server geladen
und danach auf Ihrem Rechner angezeigt.
Sie müssen jetzt Ihre Anmeldung am Feratel Server eingeben. Beim ersten Anmelden können Sie die Daten auf diesem PC speichern.
Die Daten für die Feratel Anmeldung erhalten Sie von Feratel.
Vor dem Ausdruck legen Sie bitte die vorgedruckten Belege in Ihren Drucker! Schließen Sie dieses Fenster erst, wenn Sie den Kurtaxbeleg ausgedruckt haben.
6. Beschreibung des Ablaufes für die Erstellung einer Kurkarte für Gruppen:
Gruppenkurkarten können für Sammel- Guppen- und Einzelreservierungen erstellt werden. Der Ablauf ist fast komplett identisch mit dem Ablauf für einzelnen einzelne Personen. Deshalb wird in diesem Abschnitt nur die abweichende Funktion beschrieben.
Führen Sie die Punkte wie im Kapitel 5 beschrieben durch, bis beim Fenster „Kurtaxe“ ankommen.
Dort wird die Anzahl der Personen pro Personengruppe eingetragen. Die Felder im nachfolgenden Abschnitt bleiben alle leer! Es werden keine einzelnen Personen erfasst.
Danach fahren Sie wie im Abschnitt 5 beschrieben weiter fort.
7. Mögliche Optionen:
Die im folgenden beschriebene Möglichkeit wird nicht von allen Gemeinden/Orten angeboten. Bitte erkunden Sie sich bei der Kurverwaltung über die Verwendung/Gültigkeit dieser Option in Ihrer Gemeinde/Ort. Auf dem Kurkartenbeleg kann eine Parkberechtigung mit ausgedruckt werden. Voraussetzung dafür ist der Vermerk des KFZ-Kennzeichens in der Reservierung des Gastes.
Öffnen Sie dafür die Reservierung und wechseln Sie in die Lasche „Info“.
Unter dem Infoschüssel „KFZ-Kennzeichen“ tragen Sie das KFZ-Kennzeichen ein. Bitte nur ein KFZ-Kennzeichen eintragen!
'''''######## ab hier Doku noch fertig machen .... > neue Bilder
8. Nochmaliger Kurkartenausdruck :
Hat der Gast seinen Kurkartenbeleg verloren, so ist ein nochmaliger Ausdruck der verbuchten Kurkarte möglich. Öffnen Sie hierzu wieder die Reservierung und wechseln in die Lasche „Rechnung“.
Über das Kontextmenü der Kurtaxe können Sie die Kurkarte noch einmal drucken. Dabei wird der Kurkartenbeleg erneut vom JMeldeschein Server heruntergeladen und auf Ihrem Rechner angezeigt.
9. Archivierung der Kurkartenbelege :
In vielen Satzungen zur Erhebung einer Kurabgabe ist eine Aufbewahrungspflicht für Meldescheine und Kurtaxbelege enthalten. Diese fordert vom Vermieter/Beherbergungsbetrieb die Aufbewahrung der Belege für eine bestimmte Zeit. Der Hotel.Profi unterstütz Sie bei dieser Archivierungspflicht. Alle über den Hotel.Profi ausgedruckten Kurkatenbelege werden in der Reservierung unter der Lasche „Korrespondenz“ abgespeichert und können somit zu einem beliebigen Zeitpunkt erneut ausgedruckt werden. Unter „Korrespondenz“ wird immer die originale PDF-Datei abgespeichert, so wie sie vom AVS-Server empfangen wurde.
10. Stornieren eines Kurkartenbeleges
Kurkartenbelege können über den Hotel.Profi storniert werden. Öffnen Sie hierzu die Reservierung und wechseln in die Lasche „Rechnung“.
Über das Kontextmenü der verbuchten Kurtaxe können Sie mit dem Menüpunkt „Kurkarte stornieren“ den Kurtaxbeleg und die Kurtaxleistung stornieren. Eine Stornierungsanfrage muss vom Internetserver der Firma AVS beantwortet werden. Erfolgt eine positive Quittierung auf diese Anfrage so wird ein Fenster mit einer Erfolgsmeldung angezeigt.
Nur im Erfolgsfall wird im Hotel.Profi eine Gegenbuchung des verbuchten Kurtaxbetrages erzeugt.
Sollte die Stornierung aus technischen Gründen nicht möglich sein so wenden sie sich bitte an den Support der Firma AVS.
