Option
HOTEL.PROFI kennt zwei Arten von Vorreservierungen
- Vorreservierung (mit Schriftwechsel)
- Option (ohne Schriftwechsel)
Die Option:
- optionale Reservierungen sind Vorreservierungen ohne Schriftwechsel
- typisches Beispiel:
- ein Gast meldet sich telefonisch und bittet um ein vorläufiges Reservieren eines Zimmers
- Gast nennt oder bekommt Frist, bis wann er die Reservierung bestätigen muss (meist telefonisch)
- es erfolgt keinerlei Schriftwechsel
- wenn der Gast für die Vorreservierung einen Schriftwechsel mit Reservierungsbestätigung und Rückbestätigung möchte, ist die Vorreservierung das Mittel der Wahl
Anlegen einer Optionsbuchung beim Reservieren:
- setzen Sie den Haken bei "Option" im 3. Schritt des Reservierungsvorganges
- es folgt nach der Eingabe "OK" eine Abfrage, bis wann die Option aufrecht erhalten werden soll
- geben Sie das Datum ein, bis wann die Rückbestätigung erfolgen soll
| HINWEIS: Nach Ablauf der Frist wird die Reservierung nicht automatisch aus dem System entfernt. Die Stornierung muss auf dem regulären Weg erfolgen! |
Nachträgliche Statusänderung auf "Option":
- öffnen Sie eine garantierte Reservierung (königsblau)
- klicken Sie auf "Bearbeiten" und auf "Reservierungsstatus" und dann auf "Option".
- es öffnet sich wie bei 1. das Optionsfenster
Darstellung von Optionsbuchungen:
- Vorreservierungen werden in Belegungsübersicht und im Belegungsplan farblich gekennzeichnet
- die Reservierungen mit einem ?-Symbol gekennzeichnet.
- in der Belegungsübersicht:
- in dem Belegungsplan:
Überwachung von Optionsbuchungen:
- die Übersicht zeigt unter "Optionen" eine Auflistung von allen optionalen Reservierungen, die bis zum heutigen Tag und davor zurückbestätigt sein müssten
- alternativ gehen Sie auf "Auswertung" > "Reservierungsbestätigungen" und wählen den Reiter "Option" aus
- diese Optionsbuchungen können dann geprüft werden
Bestätigung der Option:
- wenn der Gast die Reservierung bestätigt, öffnen Sie den Reiter "Status" der Reservierung und klicken Sie auf "Bestätigen"
- die Reservierung erfährt eine Statusänderung von "Option" zur garantieren Reservierung
- wenn der Gast die Reservierung schriftlich bestätigen muss, kann sie anschließend zur Vorreservierung umgewandelt werden, um entsprechende Formulare zu drucken
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