Überblick und allgemeine Informationen


Die Hotelkasse ist kein Kassenbuch im buchhalterischen Sinne und ersetzt dieses auch nicht. In der Hotelkasse werden alle BARen und UNBARen Vorgänge geführt. Jeder Vorgang ist durch eine eindeutige und fortlaufende Kassennummer gekennzeichnet "KaNr". 


Die Hotelkasse gibt Ihnen einen Überblick über alle im Abrechnungszeitraum getätigten Einnahmen und Ausgaben

  • durch geschriebene Rechnungen
  • erhaltene Zahlungen (z.B. durch Rechnungen, Anzahlungen, Gutscheine, offene Posten usw.) 
  • durch Verkäufe
  • durch Entnahmen 
  • durch Einlagen
  • durch Einnahmenimport aus anderen Systemen (z.B. Restaurantkasse) 


Die Hotelkasse kann einen Anfangsbestand auf BARen Zahlungswegen führen.



Abrechnungs-/Berichtszeitraum


  • beschreibt die Zeit nach einer Hotelkassenabrechnung bis hin zur zur darauf folgenden Hotelkassenabrechnung
  • wir empfehlen die Abrechnungzeiträume möglichst kurz zu halten. Nach aktuellen Vorschriften ist ein täglicher Hotelkassenabschluss erforderlich.
  • Ein Hotelkassenbericht kann beliebig oft an einem Tag generiert und abgeschlossen werden. 
  • jeder Hotelkassenbericht hat eine eindeutige und fortlaufende Berichtsnummer


Änderungen des Kassenabschlusses ab 2020


Durch die neue Kassenverordnung müssen bestimmte Veränderungen in der Hotelkasse sowie der Anfangsbestand durch die TSE signiert werden. Aus diesem Grund wurden bekannte Funktionen im Hotel.Profi für diese Vorgaben angepasst. Das betrifft auch die im Folgenden beschriebene Vorgehensweise "Hotelkassenabschluss durchführen". 


Hotelkassenabschluss durchführen

Öffnen Sie die Hotelkasse über dieses Symbol:


Klicken Sie auf eines der Drucksymbole aus der Symbol-Leiste:


Hotelkassenabschluss durchführen und den Hotelkassenbericht ausdrucken. Bei angeschlossener TSE enthält der Bericht am Ende Informationen über eine TSE Signatur


Vorschau auf den Hotelkassenbericht - dieser kann NICHT verbucht werden, er dient nur zur Kontrolle und ist als vorläufiger Bericht gekennzeichnet


Zuerst prüft der Hotel.Profi ob noch offene Barverkaufsrechnungen existieren. Ist dies der Fall, wird eine Warnung angezeigt:



Anschließend folgt eine Prüfung auf noch nicht importierte Kellner- oder Schichtberichte von angeschlossenen Gastronomie- Kassensystemen:


 

Je nach Einstellung kann trotz der Meldung der Hotelkassenbericht weiter erstellt werden oder der Anwender wird zum Abbruch der Aktion gezwungen. 



Ohne ein angeschlossenes Kassensystem wird diese Prüfung nicht durchgeführt.


Anschließend können Sie entscheiden, ob ein "Kassenabschluss" oder ein Schichtwechsel durchgeführt werden soll.


Unterschied Kassenabschluss vs. Schichtwechsel: Der Schichtwechsel stellt eine Art Zwischenbericht dar. Dabei werden alle Bestände auf den baren und unbaren Zahlungswegen an die nächste Schicht übergeben. Diese werden pro Schicht kumuliert und erst der Kassenabschluss (meistens die letzte Schicht des Tages) rechnet alle Bestände ab. Die neue Hotelkasse beginnt mit einem Anfangsbestand auf bar und mit 0 auf allen unbaren Zahlungswegen.  




Es kann gewählt werden, welche Abschnitte auf dem Bericht stehen. Ohne Auswahl werden alle Abschnitte auf dem Bericht ausgedruckt.



Anwender, die ein elektronisches Zahlungssystem (z.B. SIXPayment) angeschlossen haben, können beim Kassenabschluss einen Kassenschnitt von bestimmten oder allen Zahlungsterminals durchführen lassen.



Im nächsten Fenster können Sie nun noch einmal alles auf seine Richtigkeit überprüfen, dann durch einen Mausklick auf "OK" abrechnen oder auf "Abbruch" um die Abrechnung abzubrechen.



Wenn Sie den Bar Zahlungsweg anklicken, können Sie im letzten Feld Ihren neuen Wechselgeld Bestand eintragen. 


Der Anfangsbestand NEU ist nur auf der Live Hotelkasse ersichtlich und wird auf einer Hotelkassen Kopie nicht dargestellt. 




Kann ich einen verbuchten / abgeschlossenen Hotelkassenbericht korrigieren oder rückgängig machen?


Es gibt keine Möglichkeit, Korrekturen in einem verbuchten oder abgeschlossenen Kassenbericht durchzuführen. Korrekturen können durchgeführt werden, aber immer nur in einer noch nicht verbuchten / abgeschlossenen Hotelkasse. Verbuchte oder abgeschlossene Hotelkassenberichte können auch nicht gelöscht oder rückgängig gemacht werden.


Der Ausdruck


  • Kopf:
    • beinhaltet Informationen zu:
    • Hotelkassennummer
    • Zeitraum der Abrechnung
    • Objekt
    • ggf. Mandant
    • Mitarbeiter, der die Abrechnung ausgeführt hat


  • Abschnitt "Zahlungsweg":
    • Übersicht der Zahlungen pro Zahlungsweg
    • Spalte "Berechnet" -> Einnahmen pro Zahlungsweg im Abrechnungszeitraum
    • Spalte "OP Ausgleich" -> Anteil der Einnahmen, die zum Ausgleich von offenen Posten verwendet worden sind
    • Spalte "Abgerechnet" -> Anteil der Einnahmen, die mit dieser Abrechnung abgerechnet worden sind (i.d.R. sind das 100% außer bei Bar)
    • Spalte "Bestand neu" -> Verbleib in der Kasse, meistens nur bei Bar relevant, für die Arbeit mit Kassenbeständen


  • Abschnitt "Konto":
    • Aufstellung aller im Abrechnungszeitraum angesprochenen Konten, Aufschlüsselung nach Soll und Haben, Brutto und Netto


  • Abschnitt "Zahlungen":
    • Aufstellung aller im Abrechnungszeitraum getätigten Zahlungen
    • Sortierung nach Zahlungsweg inkl. Zwischensumme pro Zahlungsweg
    • Aufstellung von Kassennummer, Kundennummer, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Zahlungsweg, Buchungstext und Mitarbeiter, der die Zahlung veranlasst hat
    • Darstellung der Gesamtsumme aller Zahlungen

 

  • Abschnitt "Rechnungen":
    • Aufstellung aller im Abrechnungszeitraum verbuchter Rechnungen
    • Sortierung nach Rechnungsnummer, Kundennummer, Datum, Betrag, MwSt., Anteil Anzahlung, Buchungstext und Mitarbeiter, der die Rechnung verbucht hat
    • Darstellung einer Gesamtsumme aller Rechnungen

 

  • Abschnitt "Gedruckte, aber nicht verbuchte Rechnungen":
    • Aufstellungen aller gedruckten, aber nicht verbuchten Rechnungen
    • Aufstellung aller im Abrechnungszeitraum verbuchten Rechnungen
    • Sortierung nach Rechnungsnummer, Kundennummer, Datum, Betrag, MwSt. und Anteil Anzahlung
    • Buchungstext und Personal fehlt, weil kein Buchungsvorgang erfolgt
    • Darstellung einer Gesamtsumme aller gedruckten, aber nicht verbuchten Rechnungen


Hotelkassenabrechnung kleiner darstellen 




Kopie einer Hotelkassenabrechnung


  • um eine Kopie einer Hotelkassenabrechnung zu drucken, fassen Sie die Hotelkassenabschlüsse zusammen
  • eine Erläuterung finden Sie HIER