Rechnung erstellen, verbuchen und drucken

Im Hotel.Profi können beliebig viele Rechnungen pro Reservierung, Veranstaltung oder Kunde geschrieben werden.

Dabei ist grundsätzlich folgender Anlauf einzuhalten:

1. neue Rechnung anlegen / eröffnen
2. Leistungen auf die Rechnung legen / verschieben
3. Rechnung verbuchen 
4. Rechnung wird automatisch nach dem verbuchen gedruckt

zu 1. neue Rechnung anlegen eröffnen

den folgenden Button anklicken  

danach wird ein Kontextmenü geöffnet

Wählen Sie den Rechnungsempfänger aus  

der ausgewählte Rechnungsempfänger wird im Fenster angezeigt

Wissenswertes - eröffnete Rechnung auflösen 

Solange sich eine Rechnung im Status "Vorbereitet" (als noch nicht verbucht wurde) befindet kann sie wieder aufgelöst werden. Wurde die Rechnung verbucht ist ein Auflösung nicht mehr möglich! Rechnungen können im Status "Verbucht" nur storniert werden. 

zu 2. Leistungen auf die Rechnung legen / verschieben.

Eine Leistung kann grundsätzlich nur auf einer Rechnung berücksichtigt werden. Es ist möglich eine Leistung vollständig oder auch teilweise zu berechnen.

Das verschieben ist entweder mittels Drag and Drop oder per Button möglich.

Dazu klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Leistung - halten die linke Maustaste gedrückt - bewegen die Maus in das Rechnungsfenster - linke Maustaste loslassen. 

Leistungen können in beide Richtungen verschoben werden. 

zu 3. Rechnung verbuchen 

Um eine Rechnung auszudrucken wird Sie zuerst verbucht. Dazu klicken Sie auf den Button
 

anschließend wird Ihnen folgendes Abfragefenster angezeigt:

folgende Angaben können hier vorgenommen werden:

Ein freier Buchungstext - dieser wird auf dem Hotelkassenbericht, im Rechnungsjournal und beim DATEV Datei Export verwendet. Er sollte nicht mehr als 50 Zeichen umfassen. 

Bei den meisten Systemen ist eine vor Definition vorhanden. Diese kann in den Stammdaten global geändert werden. 

Erfassung von Trinkgeld

Ist dieses Feld bei Ihnen grau, so ist kein Trinkgeldkonto in den Stammdaten hinterlegt. 

Bei zu zwei Zahlungsarten können pro Rechnung ausgewählt werden. 

mittels Drop Down Feld kann ein anderen Zahlungsweg als der Standard ausgewählt werden 

Die Anzahl der Zahlungsmöglichkeiten und auch die Bezeichnung kann Hotel frei gewählt werden. 

Somit stellt der Screenshot nur ein Beispiel dar.

Wissenswertes - zweiter Zahlungsweg 

Bezahlt der Kunde / Gast nur mit einem Zahlungsmittel so ist keine weitere Einstellung beim zweiten Zahlungsweg notwendig!

Rückgeld 

Wird beim 1. Zahlungsweg der Betrag erhöht und liegt somit über dem Zahlbetrag, so wird automatisch die Differenz bei "Zurück" eingetragen. In der Regel ist hier der Zahlungsweg immer "Bar". 

Bei Debitorenrechnungen kann zusätzlich ein individuelles Zahlungsziel und ein Skonto Betrag eingegeben werden.

Skonto Tage = Überweisung innerhalb von X Tagen um ein Skontobetrag vom Rechnungsbetrag abziehen zu dürfen.

Betrag = Skonto in % vom Rechnungsbetrag

Zahlungsziel = genanntes Datum bis zu dem der gesamte Rechnungsbetrag vom Kunden bezahlt sein muss.

Zusatzfeld für ein Information die auf dem Rechnungsbeleg mit ausgedruckt werden soll

Rechnungen und Kopien können auf zwei unterschiedlichen Druckern oder Druckerschächten ausgedruckt werden

Formular = Rechnungsvorlage (Layout)

Das Feld neben den Drucker ermöglicht unter anderem die Angabe von zu druckenden Kopien. Folgende Werte sin hier möglich:

-1 = kein Ausdruck auf diesem Drucker

0 = Ausdruck eines Originals und anschließen wird die Abfrage angezeigt ob der Druck nochmal wiederholt werden soll

1 = nur eine Orginalrechnung ausdrucken

=> 2 = eine Orginalrechnung wird ausgedruckt und danach x Kopien

Im Vortag verb. = im Vortag verbuchen - Die Option wird nur benötigt wenn eine Rechnung für eine Spätanreise (also kurz nach 0 Uhr) gedruckt wird und der Zahlungsbetrag noch in die Kasse es Vortages einfließen soll.  

Druckvorschau = Vorschau auf das auszudruckende Rechnungslayout

zu 4. Rechnung wird automatisch nach dem verbuchen gedruckt

wird die Rechnung zu einem Späteren Zeitpunkt noch einmal ausgedruckt, erhält die Überschrift "Rechnung" den Zusatz 

"(Kopie)"  

Wissenswertes - original einer Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt 

Hotel.Profi archiviert, sofern beim Kunden eingerichtet, alle gedruckten Rechnungen in einer separaten Datenbank. Unter der Lasche "Korrespondenz" haben Sie zugriff auf diese Archiv.

Achtung! 

Nach Abschluss den Rechnungsvorganges lassen sich Rechnungen nicht mehr verändern! Um Beträge, Mengen, Leistungen, Rechnungsempfänger oder Leistungszeiträume zu ändern, muss eine Rechnung storniert werden!