eRechnung und X-Rechnung

INFORMATION!

Die Funktion E-Rechnung können Sie erst ab der Hotel.Profi-Version 11.0.1.123 nutzen. Des Weiteren benötigt Hotel.Profi zum Versenden der E-Rechnung oder X-Rechnung ein eingerichtetes E-Mail-Modul, da diese digitalen Rechnungen ausschließlich per E-Mail versendet werden können. 

Bevor Sie die erste E-Rechnung versenden überprüfen Sie in den Stammdaten- Allgemeine Stammdaten -Texte- Hotel & E-Mail Daten alle Daten wie zum Beispiel IBAN, BIC, Umsatzsteuer ID, Ansprechpartner etc. auf Vollständigkeit und Korrektheit.

Erstellung E- Rechnung 

Um eine E-Rechnung zu erstellen, stehen Ihnen zwei unterschiedliche Wege zur Verfügung:

1. Sie können eine E-Rechnung sofort mit dem Verbuchen der Rechnung erstellen und auch versenden.
2. Sie können eine E-Rechnung nachträglich nach dem Verbuchen der Rechnung erstellen und versenden.

zu Punkt 1:

Um eine Rechnung zu erstellen, die Sie anschließend als E-Rechnung versenden möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Sie erstellen eine Rechnung. Der Vorgang ist derselbe wie im Artikel "Rechnung erstellen" beschrieben. Deshalb gehen wir in diesem Artikel nur auf die Besonderheiten ein.

Wählen Sie als Zahlungsweg vorzugsweise "Rechnung" oder "Debitor" aus, da in den meisten Fällen der Rechnungsempfänger den Zahlungsbetrag überweist.

Anschließend wählen Sie das in Ihrem System eingerichtete Formular für die E-Rechnung oder X-Rechnung aus. Der Wortlaut kann bei Ihnen ein anderer sein als in diesem Screenshot zu sehen.

Wenn in Ihrem System eingestellt ist, dass Sie vor dem Versenden einer Rechnung per E-Mail gefragt werden sollen, wird Ihnen die folgende Frage gestellt:

Sollten Daten oder Informationen, die für eine E-Rechnung benötigt werden, nicht vorhanden sein, erhalten Sie ein Informationsfenster mit dem Hinweis, welche Daten fehlen. Für einige Pflichtfelder führt Hotel.Profi auch eine Validierung der Daten durch. Das bedeutet, es wird geprüft, ob diese Daten sowohl vom Format her als auch von der Anzahl der Zeichen oder Buchstaben korrekt sind. Sollte das nicht der Fall sein, erhalten Sie ebenfalls eine Fehlermeldung.

In diesem Fall wird eine E-Mail ohne E-Rechnung an den Kunden versendet. Sie haben im Nachhinein die Möglichkeit, diese Daten zu korrigieren oder zu ergänzen und anschließend erneut eine E- oder X-Rechnung zu erzeugen und an Ihren Kunden zu senden. Führen Sie dazu bitte Punkt 2 aus.

zu Punkt 2:

Eine E-Mail kann auch für eine bereits verbuchte Rechnung versendet werden. Dabei spielt der zeitliche Abstand keine Rolle. Ebenfalls kann diese Funktion, die im Folgenden beschrieben wird, beliebig oft genutzt werden.

Um eine E-Rechnung oder X-Rechnung zu versenden, klicken Sie auf die Rechnung im Mini-Rechnungsjournal der Reservierung und rufen über das Kontextmenü den Menüpunkt XRechnung auf.


Anschließend wird ihnen folgende Frage gestellt:


Wenn Sie diese mit Ja beantworten erhalten Sie im Anschluss eine Meldung über den Erfolg oder eine Information über fehlende oder unkorrekte Daten.


Sollten Daten Die für die E Rechnung benötigt werden Nicht vollständig vorhanden sein oder fehlerhaft, wird diese E-Mail nicht an den Kunden versendet. Sie haben im Anschluss die Möglichkeit diese Daten zu korrigieren oder zu ergänzen.

Wissenswertes
Ab Hotel.Profi Version 11.0.1.130 stehen weitere zusätzliche BT-Felder zur Verfügung. Diese werden unter anderem benötigt, wenn Sie mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten oder Rechnungen für Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung erstellen.  

Um eine eindeutige Zuordnung von Informationen zu ermöglichen, haben wir die BT-Nummer in die Feldbezeichnung aufgenommen. In vielen uns bekannten Fällen werden die BT-Bezeichnungen vom Auftraggeber mit angegeben.

INFORMATION!

Sollen bestimmte Daten oder Informationen in der E-Rechnung aufgeführt werden, fragen Sie den Besteller oder Auftraggeber nach der korrekten und eindeutigen BT-Bezeichnung, unter der diese angegeben werden müssen.

Sollten Sie dieses Feld in Hotel.Profi nicht finden, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

BT Felder (Hotel.Profi Version 11.0.1.130 erforderlich) 

weitere BT Felder für die E-Rechnung:
Wirftschafts-ID
Kreditorennr. 

- Firmenbezogene Daten werden in der Adresskartei des Gastes/ Firma/ Reiserveranstalter hinterlegt: 

- Angaben zum Bestellbezug hinterlegen 

Wissenswertes
Sie können fehlende oder fehlerhafte BT Daten auch bei verbuchten Rechnungen ergänzen oder ändern und anschließen die X-/ ERechnung erneut per e-Mail versenden.