eRechnung und X-Rechnung

INFORMATION!

Die Funktion E-Rechnung können Sie erst ab der Hotel.Profi-Version 11.0.1.123 nutzen. Des Weiteren benötigt Hotel.Profi zum Versenden der E-Rechnung oder X-Rechnung ein eingerichtetes E-Mail-Modul, da diese digitalen Rechnungen ausschließlich per E-Mail versendet werden können. 

Um eine E-Rechnung zu erstellen, stehen Ihnen zwei unterschiedliche Wege zur Verfügung:

1. Sie können eine E-Rechnung sofort mit dem Verbuchen der Rechnung erstellen und auch versenden.
2. Sie können eine E-Rechnung nachträglich nach dem Verbuchen der Rechnung erstellen und versenden.

zu Punkt 1:

Um eine Rechnung zu erstellen, die Sie anschließend als E-Rechnung versenden möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Sie erstellen eine Rechnung. Der Vorgang ist derselbe wie im Artikel "Rechnung erstellen" beschrieben. Deshalb gehen wir in diesem Artikel nur auf die Besonderheiten ein.

Wählen Sie als Zahlungsweg vorzugsweise "Rechnung" oder "Debitor" aus, da in den meisten Fällen der Rechnungsempfänger den Zahlungsbetrag überweist.

Anschließend wählen Sie das in Ihrem System eingerichtete Formular für die E-Rechnung oder X-Rechnung aus. Der Wortlaut kann bei Ihnen ein anderer sein als in diesem Screenshot zu sehen.

Wenn in Ihrem System eingestellt ist, dass Sie vor dem Versenden einer Rechnung per E-Mail gefragt werden sollen, wird Ihnen die folgende Frage gestellt:

Sollten Daten oder Informationen, die für eine E-Rechnung benötigt werden, nicht vorhanden sein, erhalten Sie ein Informationsfenster mit dem Hinweis, welche Daten fehlen. Für einige Pflichtfelder führt Hotel.Profi auch eine Validierung der Daten durch. Das bedeutet, es wird geprüft, ob diese Daten sowohl vom Format her als auch von der Anzahl der Zeichen oder Buchstaben korrekt sind. Sollte das nicht der Fall sein, erhalten Sie ebenfalls eine Fehlermeldung.

In diesem Fall wird eine E-Mail ohne E-Rechnung an den Kunden versendet. Sie haben im Nachhinein die Möglichkeit, diese Daten zu korrigieren oder zu ergänzen und anschließend erneut eine E- oder X-Rechnung zu erzeugen und an Ihren Kunden zu senden. Führen Sie dazu bitte Punkt 2 aus.

zu Punkt 2:

Eine E-Mail kann auch für eine bereits verbuchte Rechnung versendet werden. Dabei spielt der zeitliche Abstand keine Rolle. Ebenfalls kann diese Funktion, die im Folgenden beschrieben wird, beliebig oft genutzt werden.

Um eine E-Rechnung oder X-Rechnung zu versenden, klicken Sie auf die Rechnung im Mini-Rechnungsjournal der Reservierung und rufen über das Kontextmenü den Menüpunkt XRechnung auf.


Anschließend wird ihnen folgende Frage gestellt:


Wenn Sie diese mit Ja beantworten erhalten Sie im Anschluss eine Meldung über den Erfolg oder eine Information über fehlende oder unkorrekte Daten.


Sollten Daten Die für die E Rechnung benötigt werden Nicht vollständig vorhanden sein oder fehlerhaft, wird diese E-Mail nicht an den Kunden versendet. Sie haben im Anschluss die Möglichkeit diese Daten zu korrigieren oder zu ergänzen.