Hotel.Profi Datareform GmbH

Das Unternehmen 

Die DATAreform GmbH konzipiert und entwickelt die Software "Hotel.Profi"

Unternehmen: DATAreform GmbH 

Geschäftsadresse: Nexöer Str. 2, 17438 Wolgast 

Geschäftsführer: Timo Hönes 

USt IDNr.: DE146186690

URL: www.hotel-profi.de | Email: info@hotel-profi.de | Tel: 03836-6069043 

Registergericht: Amtsgericht Stuttgart

Registernummer: HRB 201980  

Inhaltverzeichnis 

1. Zielsetzung dieser Verfahrensdokumentation

2. Hotel.Profi FrontOffice (Hotelkasse)

3. Inbetriebnahme der Hotelkasse (Neukunde)

4. Hotelkasse (Bestandskunde)
5. Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

6. Start, Ende und Abbruch eines Rechnungsvorgangs

6.1 Start eines Rechnungsvorgangs

6.1.1 Der Kassiervorgang - Start

6.1.2 Der Kassiervorgang - Ende

6.1.3 Der Kassiervorgang - Abbruch

6.2 Ende eines Rechnungsvorgangs

6.3 Abbruch eines Rechnungsvorgangs

7. Informationsrechnung

8. Stornorechnung

8.1 Stornierung einer Rechnung

9. Zahlungsweg einer Rechnung umbuchen

9.1 Funktionsweise

10. Preisnachlässe, Rabatte, Entgeltminderungen

11. Gutschrift

12. Trinkgeld

13. Offene Posten Ausbuchen

13.1 Ausbuchung eines einzelnen offenen Postens

13.2 Ausbuchung mehrerer offener Posten über die Funktion Sammelzahlung

14. Hotelkassenabschluss und Schichtwechsel

15. Anzahlungen

15.1 Aufbuchen einer Anzahlung auf eine Reservierung - Ablauf

16. Gutscheinverwaltung

16.1 Verkauf eines Gutscheins

16.2 Einlösen eines Gutscheins

17. Kassenentnahme

18. Kellnerabrechnung   

18.1 Prozessabläufe beim Einlesen der Kellnerabrechnung

18.1.1 Kellnerabrechnung im Kassensystem
18.1.2 Import der Kellnerabrechnung in die Hotelsoftware

19. Restauranttransfer (Guest check)

20. Die Hotelkasse und die Durchführung eines Hotelkassenabschlusses

20.1 Durchführung eines Hotelkassenabschlusses

21. TSE Ausfall

22. Export - DSFinV-K und TAR Files (Exporte aus der TSE)

23. Programmupdate

24. Datensicherung

25. Programmierprotokolle

A. Änderungshistorie

B. Abschließende Bemerkungen

1. Zielsetzung dieser Verfahrensdokumentation 

Diese Dokumentation ist eine Ergänzung zur generellen Anleitung/ Verfahrensdokumentation und richtet sich an Kunden von Hotel.Profi, die in Deutschland ansässig sind. Ziel ist es, die Besonderheiten der Kassensicherungsverordnung (=KassenSichV) und die damit verbundenen Anforderungen an das Aufzeichnungssystem transparent zu machen, sowie Anweisungen im Umgang mit dem System zu geben. Wir weisen darauf hin, dass nur geschulte Anwender das System nutzen dürfen und auch nur im Rahmen dessen, wie dies in den Betriebsanleitungen bzw. Verfahrensdokumentationen vorgesehen ist. Zusätzlich ist es gesetzlich verpflichtend, dass jedes Unternehmen, welches Hotel.Profi einsetzt, eine eigene Verfahrensdokumentation anzufertigen hat.

2. Hotel.Profi FrontOffice (Hotelkasse) 

Hotel.Profi ist eine On-Premise-Softwarelösung zur Unterstützung der Verwaltung von Betrieben vor allem aus folgenden Bereichen / Branchen:

- Hotelbetriebe

- professionelle Beherbergungsbetriebe

- professionelle Vermieter / Vermietungsagenturen

- Wellness und Spa- Betriebe

Dabei geht es um alle betrieblichen Prozesse zum Verwalten von Buchungen, Leistungen, Produkten und Kundendaten, sowie um das Kassieren von Geschäftsvorfällen. 

Es handelt sich um eine sogenannte „On Premise“ Lösung – d.h. die Software wird auf eigener oder gemieteter Hardware im eigenen Rechenzentrum (Inhouse) betrieben. Die Verantwortung für den Betrieb der Software und die Wartung der Hardware liegt beim Kunden. 

Die Software Hotel.Profi nutzt die Client-Server Architektur. Sie kann nur auf Betriebssystemen von Microsoft installiert und betrieben werden. Der Zugriff auf die Hotel.Profi Daten erfolgt durch die Applikation Hotel.Profi FrontOffice und Hotel.Profi BackOffice. Dazu ist eine ständige LAN Verbindung zwischen den Clients und dem Server notwendig. Zu den wesentlichen Funktionen von Hotel.Profi gehören u.a. folgende: 

• Reservierungen erstellen 

• Reservierungen verwalten 

• Kundenverwaltung 

• Gastkorrespondenz 

• Mitarbeiterverwaltung 

• Statistikfunktion 

• Finanzberichte 

• Email & SMS Marketing Möglichkeit 

• Exportfunktionen 

• Rechtemanagement 

• Anbindungen zu verschiedenen externen Systemen (z.B. Telefonanlage, Kassensystem, Buchungssystem usw.)

Der wesentliche Vorteil von Hotel.Profi ist die Einfachheit mit der das System zu bedienen ist und der große Funktionsumfang. Damit ist die Software auch von PC-unerfahrenen Nutzern schnell und einfach zu erlernen. Eine aktuelle Anleitung mit wesentlichen weiteren Punkten zur Verfahrensdokumentation ist in unserer Wissensdatenbank enthalten. Dort finden sich auch die Versionierungen unserer Software. 

3. Inbetriebnahme der Hotelkasse (Neukunde)

Der Interessent hat vor dem Kauf die Möglichkeit die Software 30 Tage lang zu testen. In der Testversion ist eine Hotelkasse enthallten und die Daten werden in der Kasse unveränderbar festgehalten. Rechnungsbelege die über die Testversion ausgedruckt werden, enthalten in der Überschrift den Zusatz "Demo" z.B. "Demo Rechnung". Nach Bestellung wird entweder vom Kunden oder vom Hotel.Profi Team eine Grundinstallation und/oder Grundeinrichtung der Stammdaten vorgenommen. Danach kann die Hotelkasse in Betrieb genommen werden.  Dann beginnt eine bis zu 30 tägige Testphase in der die Interessenten sich mit dem System vertraut machen können.

Im Folgenden ist der Prozess aufgeführt, wie ein Interessent Kunde wird.

4. Hotelkasse (Bestandskunde)

Zur gesetzeskonformen Nutzung der Hotelkassenfunktion ist in Deutschland die Nutzung der Kasse nur mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (=TSE) erlaubt. Der Hotel.Profi warnt (seit der Hotel.Profi Version 11.0.0.65) wenn keine TSE für den Einsatz konfiguriert wurde. Bei jedem Programmstart wird geprüft, ob bare Zahlungsvorgänge in der Hotelkasse auf Grund der Stammdateneinstellungen möglich wären.

Die getroffene Auswahl wird im System mit Datum, Uhrzeit und aktivem Nutzer gespeichert.

5. Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Hotel.Profi kann mit einer Cloud-TSE oder mit einer offline-USB-TSE ausgerüstet werden. Da im System auch mehrere Objekte und Mandanten verwaltetet werden können, ist es möglich das System mit mehreren TSE´s auszurüsten.

Als Systemanbieter für die Cloud-TSE wurde von uns die fiskaly GmbH gewählt. Für die offline-TSE (über USB) wurde das Produkt von cryptovision und D-Trust gewählt. 

Beide TSE Produkte erfüllen diese gesetzlichen Anforderungen und sind zertifiziert.

Die Zertifikate finden Sie in dem folgenden Artikel: 
"TSE Zertifizierungen der Cloud und Offline Variante"

Zur Historie der Implementierung einer TSE in den Hotel.Profi:

Die DATAreform GmbH hat sich im August 2019 für den damaligen Marktführer aus Österreich als Cloud-TSE-Partner entschieden. Zu diesem Zeitpunkt begannen auch der Planungs- und Entwicklungsprozess, um das System Hotel.Profi zukünftig rechtskonform mit einer TSE ausstatten zu können. 

Im Februar 2020 wurde die Firma A-Trust beim BSI für den Zertifizierungsprozess unter der Zertifizierungs-ID BSI-DSZ-CC-1140 gelistet.

Im März 2020 wurde die Version 11 vom Hotel.Profi freigegeben - ab dieser Hauptversionsnummer kann eine zukünftig zertifizierte TSE von A-Trust eingebunden werden. 

Bis zur 30.9.2020NichtbeanstandungsfristNichtbeanstandungsfrist30.9.2020 vom 30.9.2020 wurde vom BSI noch keine Cloud-TSE zertifiziert. Nachdem zu befürchten war, dass auch zur nächsten Fristverlängerung, dem 31. März 2021, keine offizielle Zertifizierung vom BSI für die Cloud-TSE der Firma A-Trust vorliegt, wurde mit viel Aufwand am 24.03.2021 eine Hotel.Profi Version veröffentlicht, die eine Offline-TSE der Firma D-TRUST/cryptovision einbinden kann.
Nachdem Ende Mai 2021 die Firma fiskaly eine offizielle Zertifizierung für seine Cloud-TSE vom BSI erhalten hat, haben wir begonnen eine weitere TSE im Hotel.Profi zu implementieren. Seit Ende August 2021 (ab der Hotel.Profi Version 11.0.0.65) kann die offiziell zertifizierte Cloud-TSE in der Version V2 der Firma Fiskaly in den Hotel.Profi eingebunden werden.

Als Partner der Firma A-Trust erreichte uns am 06.08.2021 die Meldung, dass man zukünftig keine Cloud-TSE-Produkte für den deutschen Markt anbieten werde. 

6. Start, Ende und Abbruch eines Rechnungsvorgangs 

Im Hotel.Profi FrontOffice kann zu jedem Zeitpunkt die Funktion zur Erstellung einer Rechnung aufgerufen werden. Diese Funktion steht dem Anwender bei einer Reservierung, einem Kundenkonto (KK), einer Veranstaltung, einem Wellnesstermin, einem Gutschein und bei einem BAR-Verkauf zur Verfügung.

6.1 Start eines Rechnungsvorgangs

Der Vorgang startet immer mit der Eröffnung einer Rechnung. Dazu wird als Erstes der Rechnungsempfänger ausgewählt oder neu angelegt.       

Danach können beliebige Leistungen/Artikel/Anzahlungen/Gutscheine der Rechnung zugeordnet werden. Dabei ist es auch möglich nur Teilbetrage einer Leistung/Artikel/Anzahlung/Gutschein der Rechnung zuzuordnen.

Nicht oder nur teilweise zugeordnete Leistungen/Artikel/Anzahlung/Gutscheine können auf weiteren eröffneten Rechnungen zugeordnet werden.

 

Als nächstes kann die Rechnung verbucht, gedruckt und kassiert werden.
Der eröffneten Rechnung muss mindestens eine Leistung/Artikel/Anzahlung/Gutschein zugeordnet werden, um diesen weiteren Vorgang zu starten.  

Der Vorgang wird über den "Druck" Button eingeleitet

Bis zu zwei Zahlungswege können pro Rechnungsvorgang ausgewählt werden. Diese können BAR oder UNBAR sein.

6.1.1 Der Kassiervorgang - Start

Mit einen Klick auf den den "Ok" Button wird der Kassiervorgang eingeleitet 

Beginn der Transaktion 

Transaktionsdaten werden an die TSE gesendet

Die Rechnung wird verbucht und es wird eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer vergeben

Beendigung der Transaktion 

Rechnung wird mit gesetzlich vorgeschriebenen TSE Informationen (TEXT und/oder QR-Code) ausgedruckt.
 

6.1.2 Der Kassiervorgang - Ende 

Der Kassiervorgang ist abgeschlossen, sobald der Ausdruck der Rechnung erfolgt oder Sie per e-Mail versendet wurde

6.1.3 Der Kassiervorgang - Abbruch

Der Kassiervorgang kann nicht abgebrochen werden.

6.2 Ende eines Rechnungsvorgangs

Der Rechnungsvorgang endet mit dem dem Ende des Kassiervorgangs. Alle verbuchten Rechnungen werden im Rechnungsjournal dargestellt.
Nach dem Ende eines Rechnungsvorgangs kann die Rechnung und deren Inhalt nicht mehr verändert werden. 

6.3 Abbruch eines Rechnungsvorgangs

Der Rechnungsvorgang lässt sich bis zum Einleiten des Kassiervorgangs abbrechen. Gründe dafür können vielfältig sein  z.B. Rechnungen werden in Absprache mit dem Gast für einen bestimmten Rechnungsempfänger vorbereitet und dieser Sachverhalt ändert sich zu einem späteren Zeitpunkt, die Leistungen werden auf andere Rechnungen verteilt und abgerechnet sowie weitere.

7. Informationsrechnung

Ohne den Kassiervorgang einzuleiten, lassen sich nur Info-Rechnungen ausdrucken. Diese sind eindeutig mit dem Wortlaut "Inforechnung" in der Überschrift gekennzeichnet und weisen keine Rechnungsnummer auf (stattdessen Inforechnung). Diese Dokumente lassen sich vor dem Ausdruck nicht bearbeiten und enthalten auch keine TSE Informationen.

8. Stornorechnung

Nachdem eine Rechnung verbucht und gedruckt wurde, lässt sich diese nicht mehr verändern oder löschen. Um den Inhalt einer Rechnung zu verändern oder zu löschen, muss diese storniert werden. Eine Stornierung hebt eine vorhergehende Rechnung auf und hat die Wirkung einer Gutschrift.

Anlässe für Stornorechnungen gibt es viele. Anlässe sind beispielsweise:

• fehlerhafte Ursprungsrechnungen,
• fehlende oder unvollständige Leistungsberechnungen,
• mangelhafte Dienstleistungen oder nicht vollständig erbrachte Leistungen,
• nachträgliche Rabatte und sonstige Preisnachlässe.

Stornierungen können zu einem beliebigen Zeitpunkt nach Rechnungsverbuchung vorgenommen werden.
 

8.1 Stornierung einer Rechnung  

Die Stornierung erfolgt entweder über das zentrale Rechnungsjournal oder über das reservierungsbezogene Rechnungsjournal.

In der Menüleiste unter Finanzen / Rechnungsjournal wird die verbuchte Rechnung ausgewählt und mittels Kontextmenü / Stornieren der Stornoprozess eingeleitet.  

Das System fragt nach einem Grund. Dieser wird in der Historie bei diesem Prozess gespeichert. Wird kein Grund angegeben kann der Stornierungsprozess trotzdem durchgeführt werden.  

Mit einen Klick auf den den "Ok" Button wird der Kassiervorgang eingeleitet

Beginn der Transaktion 

Transaktionsdaten werden an die TSE gesendet

Die Rechnung wird verbucht und es wird eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer vergeben

Beendigung der Transaktion 

Stornorechnung wird mit gesetzlich vorgeschriebenen TSE Informationen (TEXT und/oder QR-Code) ausgedruckt.

Die Ursprungsrechnung wird im Rechnungsjounal als "Storniert" gekennzeichnet.

Die Stornorechnung erhält eine neue Rechnungsnummer aus dem aktuellen Rechnungsnummernkreis.  

9. Zahlungsweg einer Rechnung umbuchen 

Die Funktion stellt eine Vereinfachung für den Anwender dar. Er kann sehr schnell und sicher den Zahlungsweg einer bereits verbuchten Rechnung ändern. Dabei werden für den Anwender mehrere Aktionen in einem Vorgang durchgeführt.   

Dieser Vorgang kann nur auf noch nicht stornierte Rechnungen angewendet werden.
 

9.1 Funktionsweise   

Der Anwender beginnt diesen Vorgang wie unter "Stornierung einer Rechnung" beschrieben und wählt dann im Kontextmenü den Menüpunkt "Zahlungsweg umbuchen" aus.

Anschließend kann ein anderer Zahlungsweg auswählt werden. Der Gesamtbetrag der Rechnung kann dabei nicht verändert werden. 

Mit einen Klick auf den den "Ok" Button wird der Kassiervorgang eingeleitet

Beginn der Transaktion 

Transaktionsdaten werden an die TSE gesendet

Die Rechnung wird verbucht und es wird eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer vergeben

Beendigung der Transaktion 

Stornorechnung wird mit gesetzlich vorgeschriebenen TSE Informationen (TEXT und/oder QR-Code) ausgedruckt.

Eine neue Rechnung wird erstellt mit dem neuen Zahlungsweg

Beginn der Transaktion 

Transaktionsdaten werden an die TSE gesendet

Die Rechnung wird verbucht und es wird eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer vergeben

Beendigung der Transaktion 

Rechnung wird mit gesetzlich vorgeschriebenen TSE Informationen (TEXT und/oder QR-Code) ausgedruckt.

10. Preisnachlässe, Rabatte, Entgeltminderungen 

Preisnachlässe und Rabatte können im Hotel.Profi auf einzelne Artikel (Hotelartikel, Wellnessartikel usw.)  und auf Produkte (wie Pakete, Arrangements usw.) gewährt werden. Dazu steht die Funktion "Rabattstufen" zur Verfügung. Bei dieser Funktion wird in den Stammdaten zuvor festgelegt, welche Stufe welchen prozentualen oder absoluten Abzug zufolge hat. 

Wird einem Artikel oder einem Produkt eine Rabattstufe zugeordnet, wird diese wie ein Sofortrabatt im Programm angewendet. Dabei wird der Bruttobetrag des Artikels oder des Produktes sofort reduziert.

Desweiten besteht die Möglichkeit einen Rabattartikel auf eine Reservierung zu buchen und diesen in eine Rechnung des Gastes zu übernehmen. Dabei wird der Betrag mit einem negativen Vorzeichen angegeben. 

Eine Funktion zum Gewähren eines Preisnachlasses oder eines Rabattes auf den Gesamtbetrag der Rechnung gibt es im Hotel.Profi nicht. 

11. Gutschrift 

Werden Gutschriften im Hotel.Profi erstellt, handelt es sich um sogenannte kaufmännische Gutschriften und nicht um eine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG.

Gutschriften bekommen wie Rechnungen eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer und werden auch im Dokument als Gutschrift bezeichnet.

Gutschriften werden beispielsweise für Preisnachlässe oder wegen Mängeln erstellt. 

Bereits verbuchte Rechnungen, die storniert werden, bekommen die Bezeichnung "Stornorechnung".

12. Trinkgeld

Sofern diese Funktion in den Stammdaten vom Hotel.Profi eingerichtet ist, kann bei jedem Kassiervorgang Trinkgeld erfasst werden. 

Das Trinkgeld wird zum Zahlbetrag der Rechnung hinzuaddiert.

Auf der Rechnung wird das eingegebene Trinkgeld mit ausgewiesen.

Auf den dem Hotelkassenbericht wird Trinkgeld ebenfalls in Summe auf dem zugeordneten Konto ausgewiesen.  

13. Offene Posten Ausbuchen 

Nach Bezahlung oder Überweisung eines offenen Postens kann dieser in der offene Posten Verwaltung des Hotel.Profi FrontOffice ausgebucht werden. Das kann einzeln für einen offenen Posten oder auch als Sammelausbuchung (mehrere offene Posten) vorgenommen werden.   

13.1 Ausbuchung eines einzelnen offenen Postens   

Der Anwender beginnt diesen Vorgang unter Finanzen /  Offene Posten. 

In einer Tabelle werden alle noch offenen Posten chronologisch aufgelistet. Als nächstes wird der auszubuchende offene Posten ausgewählt und über das Kontextmenü der Menüpunkt "Zahlung" ausgewählt.

Der gezahlte Betrag sowie der Zahlungsweg wird vom Anwender ausgewählt

Mit einen Klick auf den den "Ok" Button wird der Ausbuchungsvorgang eingeleitet

Beginn der Transaktion 

Transaktionsdaten werden an die TSE gesendet

Die Rechnung wird verbucht und es wird eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer vergeben

Beendigung der Transaktion 

Es erfolgt kein Ausdruck nach Ende dieses Vorganges

Der Posten wird aus aus der OP-Liste gelöscht

Erfolgte durch den Kunden eine Überzahlung, so kann der Differenzbetrag über eine Rücküberweisung an den Kunden vorgenommen werden. Dieser Vorgang wird nicht im Hotel.Profi, sondern in der Buchhaltungssoftware oder im OnlineBanking durchgeführt.
Wurde vom Kunden ein geringerer Betrag als der geforderte beglichen, so bleibt die Differenz als Posten weiterhin in der OP-Liste bestehen. Solange, bis die gesamte noch ausstehende Forderung beglichen wurde. Bei ausstehenden Kleinstbeträgen kann der Anwender diese als Skonto für den Kunden verbuchen.  

13.2 Ausbuchung mehrerer offener Posten über die Funktion Sammelzahlung   

Diese Funktion bietet dem Anwender bei einer Sammelzahlung (mehrere OPs) diese auch in Summe im Hotel.Profi auszubuchen.  

Der Anwender beginnt diesen Vorgang wie unter "Ausbuchung eines einzelnen offenen Posten" beschrieben und wählt dann im Kontextmenü den Menüpunkt "Sammelzahlung" aus.

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Für die auszuwählenden offenen Posten wird der Zeitraum eingegrenzt und der Zahlungsweg genannt.

Jetzt werden alle Offene Posten, deren Rechnungsdatum in dem ausgewählten Zeitraum liegt, angezeigt. Sind angezeigte offene Posten nicht in der Sammelzahlung enthalten können diese mit "-" aus der Liste entfernt werden.

Anschließend wird noch der Zahlungsweg ausgewählt

Mit einen Klick auf den den "Ok" Button wird der Ausbuchungsvorgang eingeleitet

Beginn der Transaktion (diese wird pro auszubuchenden Offenen Posten durch geführt)

Transaktionsdaten werden an die TSE gesendet

Die Rechnung wird verbucht und es wird eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer vergeben

Beendigung der Transaktion 

Es erfolgt kein Ausdruck nach Ende dieses Vorganges

Die Posten wird aus aus der OP-Liste gelöscht.

Erfolgte durch den Kunden eine Überzahlung, so kann der Differenzbetrag über eine Rücküberweisung an den Kunden vorgenommen werden. Dieser Vorgang wird nicht im Hotel.Profi sondern in der Buchhaltungssoftware oder im OnlineBanking durchgeführt
Wurde vom Kunden ein geringerer Betrag als der geforderte beglichen, so bleibt die Differenz als als Posten weiterhin in der OP-Liste bestehen. Solange, bis die gesamte noch ausstehende Forderung beglichen wurde. Bei ausstehenden Kleinstbeträgen kann der Anwender diese als Skonto für den Kunden verbuchen.

14. Hotelkassenabschluss und Schichtwechsel

Der Hotelkassenabschluss muss vom Anwender gemäß der geltenden gesetzlichen Vorschriften durchgeführt werden. Hotel.Profi zeigt dem Anwender nach der Anmeldung am FrontOffice Programm eine Meldung an, wenn sich in der Hotelkasse Einträge befinden die das Datum vom Vortag oder älter tragen. 

Ein Hotelkassenabschluss kann beliebig oft an einem Tag durchgeführt werden. 

Bei einem Schnittwechsel wird nur ein rein informativer Zwischenbericht über die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben zum Zeitpunkt des Abrufs durchgeführt. Werden am Tag mehrere Schichtwechsel nacheinander durchgeführt, so weisen die Zwischenberichte immer alle Kasseneinnahmen und Kassenausgaben bis zum Zeitpunkt des Abrufs, seit letztem Hotelkassenabschluss, auf.      

15. Anzahlungen  

Im Hotel.Profi können Anzahlungen auf zu erbringende Leistungen mit Terminvorgabe gefordert werden. Ebenfalls können geleistete Anzahlungen der Gäste auf einer Reservierung oder einem Kundenkonto gebucht werden. Beim Ausbuchen werden Anzahlungsrechnungen erstellt.
Anzahlungen können mit und ohne MWSt. auf der Rechnung ausgewiesen werden. Das ist abhängig von den Einstellungen in den Finanzstammdaten des Hotel.Profi Programmes. Je nach Einstellung werden danach alle Anzahlungen mit oder ohne MWSt. ausgewiesen. 

15.1 Aufbuchen einer Anzahlung auf eine Reservierung - Ablauf

Unter der Lasche Rechnung kann mittels Kontextmenü eine Anzahlung aufgebucht werden.

Der Anwender gibt den Betrag ein, den das Unternehmen auf dem Bankkonto gutgeschrieben oder vom Gast vor Ort erhalten hat. Ob dieser der Forderung entspricht, ist für die Fortführung des Vorgangs nicht relevant.

Im Regelfall wird eine geforderte Anzahlung per Überweisung vom Gast geleistet und somit dem Bankkonto des Unternehmens gutgeschrieben. Für Bankgutschriften kann ein entsprechender Zahlungsweg ausgewählt werden. Generell steht aber jeder Zahlungsweg zur Auswahl zur Verfügung bis auf Debitor-Zahlungswege.   

Mit einen Klick auf den den "Ok" Button wird der Kassiervorgang eingeleitet

Beginn der Transaktion 

Transaktionsdaten werden an die TSE gesendet

Die Rechnung wird verbucht und es wird eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer vergeben

Beendigung der Transaktion 

Anzahlungsrechnung wird mit gesetzlich vorgeschriebenen TSE Informationen (TEXT und/oder QR-Code) ausgedruckt.

16. Gutscheinverwaltung  

Im Hotel.Profi können Einzweck- und Mehrzweck-Gutscheine verwaltet werden. Verwalten heißt:

• Gutscheine können vorbereitet werden (eine Art Template - Texte und Betrag wird vordefiniert)    
• Gutscheine können über Hotel.Profi verkauft werden. 
• es wird ein Gutschein-Journal geführt über alle verkauften und noch nicht eingelösten Gutscheine 
• Gutscheine können im Hotel.Profi eingelöst werden

Jeder Gutschein, der im Hotel.Profi angelegt wird, bekommt eine eindeutige Gutscheinnummer. Gutscheine besitzen eine Gültigkeit die pro Gutschein beliebig festgelegt werden kann. Nach Ablauf der Gültigkeit werden diese nicht gelöscht, sondern mit einem farblichen Hintergrund im Journal (Verkaufte Gutscheine) hervorgehoben.
Verkaufte / verbuchte Gutscheine können nicht gelöscht werden. Es ist nur möglich diese einzulösen oder zu stornieren.  

16.1 Verkauf eines Gutscheins 

Der Verkaufsvorgang ist bei einem Einzweck- und Mehrzweck-Gutscheine identisch. 

Öffnen des Gutscheinmoduls im Hotel.Profi  

Einen neuen Gutschein anlegen unter der Lasche "Vorbereitete Gutscheine".

Der Anwender wählt einen Typ (Einzweck- oder Mehrzweck-Gutschein) aus, erfasst einen Bezeichnungs- und Beschreibungstext und gibt den Gutschein Betrag ein.

Danach wird der Verkaufs- / Verbuchungsprozess für den Gutschein ausgeführt  

Zahlungsweg und Rechnungsempfänger müssen noch ausgewählt werden.

Mit einen Klick auf den den "Ok" Button wird der Kassiervorgang eingeleitet

Beginn der Transaktion 

Transaktionsdaten werden an die TSE gesendet

Die Gutscheinrechnung wird verbucht und es wird eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer vergeben

Beendigung der Transaktion 

Gutscheinrechnung wird mit gesetzlich vorgeschriebenen TSE Informationen (TEXT und/oder QR-Code) ausgedruckt.

16.2 Einlösen eines Gutscheins 

Ein verkaufter Gutschein kann nur komplett vom Kunden eingelöst werden. Teilbeträge sind nicht möglich. Bei Überzahlung wird der Anwender im Hotel.Profi einen Zahlungsweg auswählen, über den die Auszahlung erfolgt.  

17. Kassenentnahme  

In der Hotelkasse kann auf Baren und Unbaren Zahlungswegen eine Entnahme durchgeführt werden, um zum Beispiel Lieferanten zur bezahlen, für Einkäufe, für Auslagen und viele weitere Sachverhalte.

Für jede Entnahme ist die Eingabe eines Entnahmegrunds, eines Buchungstextes, eines Zahlungswegs und eines Betrages notwendig.

Für jede Entnahme wird eine eindeutige und fortlaufende Kassenvorgangsnummer "KaNr" vergeben. Ein Quittungsbeleg kann ebenfalls ausgedruckt werden.

Ist der Vorgang Kassenentname abgeschlossen, so kann dieser nicht mehr gelöscht werden. Um eine Kassenentnahme zu korrigieren wird eine neue Kassenentnahme durchgeführt werden müssen. Diese wird mit einem negativen Vorzeichen im Betrag gekennzeichnet, um ihn zu verringert oder auf null zu setzen.      

 inzweck- und Mehrzweck-Gutscheine Einzweck- und Mehrzweck-Gutscheine 

18. Kellnerabrechnung   

Diese Funktion ist optional und nur für Unternehmen mit angeschlossener Gastronomie geeignet. Des weiteren wird für diese Funktion ein Kassensystem benötigt, das Berichtsdaten zum Einlesen in den Hotel.Profi zur Verfügung stellt.

Dabei werden Umsätze von Warengruppen und Summen pro Zahlungsweg in den Hotel.Profi eingelesen. Die Umsätze werden für statistische Berichte und Analysen verwendet. Dabei werden Kennzahlen und Umsätze von mehreren Bereichen des Unternehmens dargestellt.

Die Zahlungen werden in die Hotelkasse übernommen und erhöhen somit den Hotelkassenbestand auf den eingelesenen Zahlungswegen.      

Im Hotel.Profi werden keine Rechnungen für Leistungen erstellt, die über das vorgelagerte System - Restaurantkasse gebucht werden.

Alle Geschäftsvorfälle, die das Restaurant betreffen, müssen über das Restaurant-Kassensystem eingegeben und verarbeitet werden. Somit muss das Kassensystem ebenfalls alle gesetzlichen Anforderungen an elektronische Kassensysteme erfüllen.  

18.1 Prozessabläufe beim Einlesen der Kellnerabrechnung

Bei dieser Beschreibung handelt es sich um einen von Hotel.Profi empfohlen Standardprozess. Abweichende Prozesse müssen vom Unternehmen in der eigenen Verfahrensdokumentation aufgeführt werden.

18.1.1 Kellnerabrechnung im Kassensystem 

Der Prozess beginnt mit der Kellnerabrechnung, Kellner Z-Bericht oder Schichtbericht im Restaurant Kassensystem. Die Dokumentation über diesen Vorgang führt das jeweilige Kassensystem.  

Wurde dieser Bericht erstellt, so stellt er die Grundlage für den Import in die Hotel.Profi Software dar. Der Mitarbeiter/in prüft den Kassenbericht auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Eventuelle Korrekturen müssen im Restaurant-Kassensystem vorgenommen werden. 

18.1.2 Import der Kellnerabrechnung in die Hotelsoftware 

Der Mitarbeiter/in aus dem Restaurant übergibt seinen Bericht, seine baren und unbaren Einnahmen der Schicht an das Hotel. Dieser wird über die Funktion "Kellnerabrechnung" in die Berichtsdaten, zum Umsatz und zu den Zahlungen in den Hotel.Profi importiert.

Anschließend werden die zu importierenden Daten angezeigt und können mit dem Bericht aus dem Restaurant-Kassensystem überprüft werden.  

Sind diese richtig und vollständig, kann der Vorgang fortgesetzt werden, anderenfalls kann er abgebrochen werden.   

Mit einen Klick auf den den "Ok" Button wird der Import eingeleitet   

Beginn der Transaktion 

Transaktionsdaten werden an die TSE gesendet

Die Summen auf den Baren und Unbaren Zahlungswegen werden in die Hotelkasse übernommen. 

Beendigung der Transaktion 

optional kann ein Beleg für den Import ausgedruckt werden mit gesetzlich vorgeschriebenen TSE Informationen (TEXT und/oder QR-Code).

19. Restauranttransfer (Guest check)

Hotel.Profi kann Rechnungsdaten von einem unterstützten Restaurant-Kassensystem empfangen und den Rechnungsbetrag auf die Gastrechnung der Reservierung oder des Kundenkontos buchen. Dabei werden ausschließlich Rechnungen verarbeitet, die vom Gast nicht direkt im Restaurant bezahlt werden, sondern die Bezahlung des Rechnungsbetrages zu einem späteren Zeitpunkt (meist beim CheckOut) über die Hotelrechnung des Gastes erfolgt. Die transferierte Rechnung wird bis zur vollständigen Bezahlung im Hotel.Profi als eine Art Debitor behandelt.

Das Restaurant-Kassensystem muss zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung eine Rechnung, die den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht, erstellen mit Ausweisung der Umsatzsteuer. Hotel.Profi Importiert keine einzelnen Bestandteile der Rechnung (z.B. verkaufte Artikel), sondern nur den Gesamtbetrag der Rechnung (Debitor).    

Abweichende Verfahren sind vom Unternehmen in der eigenen Verfahrensdokumentation des Unternehmens festzuhalten.

20. Die Hotelkasse und die Durchführung eines Hotelkassenabschlusses 

Im Hotel.Profi FrontOffice können beliebig viele Hotelkassen eingerichtet werden. Ein Anwender kann immer nur zu einer Hotelkasse zugeordnet werden. Eine Hotelkasse kann von einem oder mehreren Anwendern genutzt werden. 

Jeder Anwender muss einer Hotelkasse zugeordnet werden.

In der Hotelkasse können Einnahmen und auch Ausgaben geführt werden. Jeder Vorgang in der Hotelkasse bekommt eine eindeutige und vorlaufende Kassennummer (nicht zu verwechseln mit der Rechnungsnummer).

Die Hotelkasse kann bare und unbare Einnahmen und auch Ausgaben führen. Jeder Hotelkassenbericht hat eine eindeutige Berichtsnummer.

Für bare Zahlungswege kann ein Anfangsbestand geführt werden. 

Laut aktuellem Steuerrecht §146 Abs. 1 Satz 2 AO sollen Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden.

Ebenfalls raten wir dazu mindestens täglich einen Hotelkassenbericht zu erstellen.

20.1 Durchführung eines Hotelkassenabschlusses

Hotelkasse öffnen

Hotelkasse abschließen über das Drucksymbol

Anfangsbestand verwalten

Bericht drucken

Meldungsfenster nach erfolgreichem Abschluss

Danach wird sofort eine neue leere Hotelkasse geöffnet. Der erste Eintrag ist der Anfangsbestand.

Eine Hotelkasse beinhaltet immer alle Einnahmen und Ausgaben seit dem letzten Hotelkassenabschluss.

Der Anwender muss keine neue Hotelkasse öffnen, da dies direkt nach einem Hotelkassenabschluss automatisch durchgeführt wird.

21. TSE Ausfall 

offline TSE (D-TRUST/cryptovision)

Durch eine defekte USB-Schnittstelle, eine defekte USB- TSE oder Softwareprobleme auf dem Computersystem, an dem sich die TSE befindet, kann es zu Ausfällen kommen. Ebenso kann ein versehentliches Entfernen oder gar Diebstahl zu einem längerem Ausfall führen. In diesen Fällen hat der Kunde unverzüglich das Support-Team von Hotel.Profi zu informieren. Nach Prüfung wird das Hotel.Profi Team gegebenenfalls unverzüglich für einen Austausch oder eine Ersatz-TSE sorgen.    

Ausfälle werden im DSFinV-K entsprechend gekennzeichnet. Im Hotel.Profi FrontOffice wird ein Ausfall visuell in der Programmoberfläche angezeigt, so dass auch der Kunde darüber Bescheid weiß.  

online TSE (fiskaly)

Durch einen Internetausfall beim Kunden oder ServerProblem beim Anbieter kann es vorkommen, dass die TSE nicht mehr erreichbar ist. 

Ausfälle werden im DSFinV-K entsprechend gekennzeichnet. Im Hotel.Profi FrontOffice wird ein Ausfall visuell in der Programmoberfläche angezeigt, so dass auch der Kunde darüber Bescheid weiß.  Das Team von Hotel.Profi nimmt, falls notwendig, Kontakt mit dem TSE-Hersteller auf und eskaliert den Vorfall, um diesen unverzüglich zu beheben.  

In beiden Fällen wird der Ausfall der TSE auch auf der Rechnung sichtbar sei.

22. Export - DSFinV-K und TAR Files (Exporte aus der TSE)

Bei einer Außenprüfung durch das Finanzamt oder bei einer Kassennachschau können Daten im DSFinV-K Format und auch TAR-Files vom Prüfer angefordert werden.

Die DSFinV-K ist die Beschreibung einer Schnittstelle für den Export von Daten aus elektronischen Aufzeichnungssystemen für die Datenträgerüberlassung ("Z3- Zugriff") im Rahmen von Außenprüfungen sowie Kassen-Nachschauen. Sie soll eine einheitliche Strukturierung und Bezeichnung der Dateien und Datenfelder unabhängig von dem beim Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssystem sicherstellen. 

Der Export von Daten kann vom Anwender, dem Prüfer selbst oder auch über das Support-Team von Hotel.Profi erfolgen. Im folgenden Artikel finden Sie eine ausführliche Beschreibung für die Vorgehensweise.

"GoBD-konformer / DSFinV-K Export "

TAR Files (Exporte aus der TSE): Sämtliche Daten der TSE werden in sogenannten tar-Dateien festgehalten und sind bei Verlangen des Betriebsprüfers zu exportieren und auszuhändigen.

Der Export der Daten kann vom Anwender, dem Prüfer selbst oder auch über das Support-Team von Hotel.Profi erfolgen. Im folgenden Artikel finden Sie eine ausführliche Beschreibung für die Vorgehensweise.

"GoBD-konformer / DSFinV-K Export "

23. Programmupdates

Hotel.Profi unterliegt einer ständigen Weiterentwicklung. Neue Programmversionen werden als Download auf einem Updateserver im Internet zur Verfügung gestellt. Anwender mit einem Updatevertrag / Servicevertrag können die Versionen entweder selbst oder vom Hotel.Profi Support herunterladen und installieren lassen. Dieser Prozess muss vom Kunden ausgelöst werden. Kunden ohne Updatevertrag / Servicevertrag können Updates bei der DATAreform GmbH erwerben.    

24. Datensicherung 

Der Kunde ist für die Sicherung seiner Unternehmensdaten selbst verantwortlich. Die Hotel.Profi Software erstellt keine automatischen Sicherungen von Programm- Log- Vorlagen- Exportdateien und den verwendeten Datenbanken. Der Kunde kann entweder selbst ein Datensicherungskonzept erstellen und umsetzen oder ein IT Unternehmen oder Dienstleister damit beauftragen. 

25. Programmierprotokolle 

Bei der Hotel.Profi Software handelt es sich nicht um eine klassische Registrierkasse (proprietäres Kassensystem), sondern um eine komplexe Hotelverwaltungssoftware mit einer Kassenfunktionalität die in einer Windows-Umgebung installiert und eingesetzt werden kann.  

Alle Stammdaten im Hotel.Profi Programm können vom Kunden selbst gepflegt und angelegt werden. 

A. Änderungshistorie  

Im Folgenden finden Sie weitere Ausführungen der Änderungen in der Verfahrensdokumentation

B. Abschließende Bemerkung  

Die DATAreform GmbH behält sich vor, diese Verfahrensdokumentation jederzeit zu ergänzen und/oder zu erweitern. Dieser Vorbehalt ist zwingend erforderlich, da die Systeme einer ständigen Weiterentwicklung unterliegen. Diese werden in der Regel als Updates zur Verfügung gestellt. Wir empfehlen unseren Kunden, sich vor einer Außenprüfung oder einer Kassennachschau durch die Finanzbehörde die jeweils aktuelle Verfahrensdokumentation auszudrucken und dem Prüfer zur Verfügung zu stellen. Des weiteren kann der Link zu diesem Artikel weitergegeben werden. 

Die aktuellste Version der Verfahrensdokumentation von Hotel.Profi kann unter dem folgenden Link (bitte QR Code einscannen) eingesehen und gedruckt werden.