Gastdaten / Adresskartei

Übersicht

• die Adresskartei besteht aus mehreren Bereichen
• die drei wichtigsten sind:
• Gäste
• Firmen
• Reiseveranstalter
• öffnen Sie die Adresskartei mittels Klick auf den entsprechenden Button

• wechseln Sie die Bereiche im Dropdown-Menü oben
• die Bereiche Anfragen, FeWo-Eigentümer, FeWo-Reiseveranstalter, Wellness-Mitarbeiter und Fluggesellschaften werden an anderer Stelle beschrieben

Anlegen eines Gastes

• Symbolleiste -> Gäste
• klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Adresskartei und wählen Sie "Neue Adresse" aus dem Kontextmenü
• achten Sie darauf, in welchem Bereich Sie sich befinden

Adresse eines Gastes

• geben Sie zuerst alle Adressdaten des Gastes ein
• rot markierte Felder sind Pflichtfelder, diese können in den Stammdaten definiert werden
• empfohlene Steuerung: Springen Sie mittels Tab-Taste durch die Felder, mit Alt+Tab gelangen Sie wieder in das Feld zuvor
• es unbedingt darauf zu achten, dass die AnredeA per Dropdown-Menü ausgewählt wird, nur so kann die AnredeB generiert werden
• die Felder "Suchname", "Na/PLZ/Ort" und "AnredeB" werden automatisch gefüllt, wenn man per Tab-Taste in die Felder springt, oder Schaltflächen klickt

Zusatz

• im Abschnitt "Zusatz" können Zusatzinformationen eingetragen werden

• Geburtsdatum:
  • tragen Sie hier das Geburtsdatum des Gastes ein

• Zusatzfelder:
  • die Benennung dieser Felder erfolgt in den Stammdaten
  • diese Felder können beliebig genutzt werden

• PA-Nr.:
  • tragen Sie hier die Personalausweis-Nummer des Gastes ein

Marketing

• siehe Abschnitt "Gästemarketing"

Info

• siehe Abschnitt "Gastinformationen"

Angehörige

• Angehörige können erfasst werden, ohne separat in die Gästekartei aufgenommen zu werden
• verbreitet kommt diese Arbeitsweise in der Urlaubshotellerie zum Einsatz
• öffnet Sie die Gästekartei eines beliebigen Gastes und klicken Sie auf "Angehörige"
• klicken Sie auf "Neu" um einen Angehörigen hinzuzufügen

• machen Sie die entsprechenden Angaben
• optional können Geburtsdatum und eine Information hinterlegt werden

Angehörige suchen

• öffnen Sie die Gästekartei
• klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Gästekartei
• wählen Sie "Angehörige suchen" aus dem Kontextmenü

• geben Sie die Ihnen bekannten Suchparameter ein

• anschließend werden die Gasteinträge aufgelistet, zu denen das Gesuchte passt

Wellness

• für Nutzer des Wellness-Moduls
• an dieser Stelle können Sie bevorzugte und abgelehnte Mitarbeiter hinterlegen

Termine

• siehe Abschnitt "Termine"

Reservierungen

• der Punkt "Reservierungen" gibt Ihnen einen Überblick, die der Gast bereits in Ihrem Haus hatte oder hat
• mittels Rechtsklick -> Reservierung können Sie diese Reservierungen öffnen und einsehen

Finanzen

• der Punkt Finanzen ist eine reine Übersicht über alle geschriebenen Rechnungen und offenen Posten
• eine Interaktion in diesem Fenster ist nicht möglich

MyWebBookingEngine

• an dieser Stelle werden Einstellungen für den Stammkunden-LogIn für die MyWebBookingEngine gemacht

Finanzdaten

• in diesem Abschnitt können - wenn notwendig - unterschiedliche Finanzdaten eingegeben werden

• Provision:
  • bekommt der Gast eine Provision, wählen Sie sie hier aus (siehe "Provisionen")

• Steuer-Nr.:
  • geben Sie hier die Steuer-ID ein

• Umsatzsteuer-Id:
  • geben Sie hier die Umsatzsteuer-ID ein

• Konto / BLZ:
  • geben Sie hier die Bankverbindung ein

• Kostenstelle:
  • die Kostenstelle ist notwendig für Umsatzübergabe per ZMA/MARC Verfahren oder DTAUS

• Debitorenkonto:
  • Feld 1: Mandant
  • Feld 2: Debitorenkonto bei Arbeit mit Personenkonten
  • Feld 3: Einstellungen für die Übergabe des Personenkontos bei Datev-Übergabe

• bevorzugter Zahlungsweg:
  • diese Angabe wird beim Erstellen einer Rechnung automatisch eingesetzt

• Skonto Tage / Skonto Betrag / Zahlungsziel:
  • diese Einstellungen überschreiben die Grundeinstellungen für individuelle Zuordnung beim Gast

• Pseudozimmer:
  • wählen Sie ein Pseudozimmer, damit das Kundenkonto beim Hoteltransfer von Gastro.Profi bebucht werden kann

Rechnungen (Kundenkonto)

• einem Gast können Leistungen in Rechnung gestellt werden, ohne dass er eine Reservierung hat
• die Funktionsweise entspricht dem der Rechnungslegung einer Reservierung
• Ausnahme: es können keine Logisleistungen gebucht werden
• das Kundenkonto kommt häufig zum Einsatz, um Rechnung zu erstellen, für:
  • Restaurantleistungen
  • Wellnessleistungen
  • Sauna, Bowlingbahn usw.
• wenn Leistungen auf das Kundenkonto gebucht und noch nicht abgerechnet worden sind, gibt es einen Eintrag bei "Offene KK Gast" im Tagesstatus

Umsatz

• Darstellung des durch den Kunden erzielten Umsatz

HINWEIS: Diese Funktion ist nur aktiv bei eingestelltem Tagesabschluss!

E-Mail 

• machen Sie Einstellungen, welche Dokumente der Gast per E-Mail bekommen soll
• schließen Sie ihn ggf. von Mailingaktionen aus, die Gastselektion nach E-Mail Adressen wird diesen Gast dann nicht berücksichtigen

• alle anderen Abschnitte in der Adresskartei werden an anderer Stelle näher erläutert

Bild

• Sie können ein Bild in verschiedenen Dateiformaten hinterlegen

Korrespondenz

• jedwede gastbezogene Korrespondenz wird hier abgelegt und ermöglicht einen Zugriff

Historie

• jede Änderung an den Gastdaten wird dokumentiert