Übersicht

  • die Adresskartei besteht aus mehreren Bereichen
  • die drei wichtigsten sind:
  • Gäste
  • Firmen
  • Reiseveranstalter
  • öffnen Sie die Adresskartei mittels Klick auf den entsprechenden Button

  • wechseln Sie die Bereiche im Dropdown-Menü oben
  • die Bereiche Anfragen, FeWo-Eigentümer, FeWo-Reiseveranstalter, Wellness-Mitarbeiter und Fluggesellschaften werden an anderer Stelle beschrieben


Anlegen eines Gastes

  • Symbolleiste -> Gäste
  • klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Adresskartei und wählen Sie "Neue Adresse" aus dem Kontextmenü
  • achten Sie darauf, in welchem Bereich Sie sich befinden


 


 

Adresse eines Gastes

  • geben Sie zuerst alle Adressdaten des Gastes ein
  • rot markierte Felder sind Pflichtfelder, diese können in den Stammdaten definiert werden
  • empfohlene Steuerung: Springen Sie mittels Tab-Taste durch die Felder, mit Alt+Tab gelangen Sie wieder in das Feld zuvor
  • es unbedingt darauf zu achten, dass die AnredeA per Dropdown-Menü ausgewählt wird, nur so kann die AnredeB generiert werden
  • die Felder "Suchname", "Na/PLZ/Ort" und "AnredeB" werden automatisch gefüllt, wenn man per Tab-Taste in die Felder springt, oder Schaltflächen klickt

 

 

Zusatz

  • im Abschnitt "Zusatz" können Zusatzinformationen eingetragen werden

 

 

  • Geburtsdatum:
    • tragen Sie hier das Geburtsdatum des Gastes ein

 

  • Zusatzfelder:
    • die Benennung dieser Felder erfolgt in den Stammdaten
    • diese Felder können beliebig genutzt werden

 

  • PA-Nr.:
    • tragen Sie hier die Personalausweis-Nummer des Gastes ein

 

Marketing

 

Info

 

Angehörige

  • Angehörige können erfasst werden, ohne separat in die Gästekartei aufgenommen zu werden
  • verbreitet kommt diese Arbeitsweise in der Urlaubshotellerie zum Einsatz
  • öffnet Sie die Gästekartei eines beliebigen Gastes und klicken Sie auf "Angehörige"
  • klicken Sie auf "Neu" um einen Angehörigen hinzuzufügen

 

 

  • machen Sie die entsprechenden Angaben
  • optional können Geburtsdatum und eine Information hinterlegt werden

 

Angehörige suchen

  • öffnen Sie die Gästekartei
  • klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Gästekartei
  • wählen Sie "Angehörige suchen" aus dem Kontextmenü

 

 

  • geben Sie die Ihnen bekannten Suchparameter ein

 

 

  • anschließend werden die Gasteinträge aufgelistet, zu denen das Gesuchte passt

       

 

Wellness

  • für Nutzer des Wellness-Moduls
  • an dieser Stelle können Sie bevorzugte und abgelehnte Mitarbeiter hinterlegen

 

 

Termine

 

Reservierungen

  • der Punkt "Reservierungen" gibt Ihnen einen Überblick, die der Gast bereits in Ihrem Haus hatte oder hat
  • mittels Rechtsklick -> Reservierung können Sie diese Reservierungen öffnen und einsehen

 

 

Finanzen

  • der Punkt Finanzen ist eine reine Übersicht über alle geschriebenen Rechnungen und offenen Posten
  • eine Interaktion in diesem Fenster ist nicht möglich

 

 

MyWebBookingEngine

  • an dieser Stelle werden Einstellungen für den Stammkunden-LogIn für die MyWebBookingEngine gemacht

 

 

Finanzdaten

  • in diesem Abschnitt können - wenn notwendig - unterschiedliche Finanzdaten eingegeben werden

 

 

  • Provision:
    • bekommt der Gast eine Provision, wählen Sie sie hier aus (siehe "Provisionen")


  • Steuer-Nr.:
    • geben Sie hier die Steuer-ID ein


  • Umsatzsteuer-Id:
    • geben Sie hier die Umsatzsteuer-ID ein

 

  • Konto / BLZ:
    • geben Sie hier die Bankverbindung ein

 

  • Kostenstelle:
    • die Kostenstelle ist notwendig für Umsatzübergabe per ZMA/MARC Verfahren oder DTAUS

 

  • Debitorenkonto:
    • Feld 1: Mandant
    • Feld 2: Debitorenkonto bei Arbeit mit Personenkonten
    • Feld 3: Einstellungen für die Übergabe des Personenkontos bei Datev-Übergabe


  • bevorzugter Zahlungsweg:
    • diese Angabe wird beim Erstellen einer Rechnung automatisch eingesetzt

 

  • Skonto Tage / Skonto Betrag / Zahlungsziel:
    • diese Einstellungen überschreiben die Grundeinstellungen für individuelle Zuordnung beim Gast

 

  • Pseudozimmer:
    • wählen Sie ein Pseudozimmer, damit das Kundenkonto beim Hoteltransfer von Gastro.Profi bebucht werden kann

 

Rechnungen (Kundenkonto)

  • einem Gast können Leistungen in Rechnung gestellt werden, ohne dass er eine Reservierung hat
  • die Funktionsweise entspricht dem der Rechnungslegung einer Reservierung
  • Ausnahme: es können keine Logisleistungen gebucht werden
  • das Kundenkonto kommt häufig zum Einsatz, um Rechnung zu erstellen, für:
    • Restaurantleistungen
    • Wellnessleistungen
    • Sauna, Bowlingbahn usw.
  • wenn Leistungen auf das Kundenkonto gebucht und noch nicht abgerechnet worden sind, gibt es einen Eintrag bei "Offene KK Gast" im Tagesstatus

 

 

Umsatz


  • Darstellung des durch den Kunden erzielten Umsatz


HINWEIS: Diese Funktion ist nur aktiv bei eingestelltem Tagesabschluss!


E-Mail 

  • machen Sie Einstellungen, welche Dokumente der Gast per E-Mail bekommen soll
  • schließen Sie ihn ggf. von Mailingaktionen aus, die Gastselektion nach E-Mail Adressen wird diesen Gast dann nicht berücksichtigen

 



  • alle anderen Abschnitte in der Adresskartei werden an anderer Stelle näher erläutert



Bild

  • Sie können ein Bild in verschiedenen Dateiformaten hinterlegen


Korrespondenz

  • jedwede gastbezogene Korrespondenz wird hier abgelegt und ermöglicht einen Zugriff

 

Historie

  • jede Änderung an den Gastdaten wird dokumentiert