Meldepflicht für elektronische Kassensysteme: Was Sie jetzt wissen sollten

Mit dem Inkrafttreten der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) gelten in Deutschland neue gesetzliche Vorgaben für den Einsatz elektronischer Kassensysteme. Diese Regeln betreffen alle Branchen, in denen ein solches System zur Erfassung von Geschäftsvorfällen verwendet wird – somit auch Hotelbetriebe, Gastronomien und andere Beherbergungsbetriebe, die eine Hotelkasse oder ein vergleichbares System nutzen.

Wer ist betroffen?

Von der Meldepflicht erfasst sind grundsätzlich alle Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem für die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen nutzen. Dies betrifft somit auch Betriebe, die beispielsweise eine eigene Hotelkasse betreiben, bei der Transaktionen über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) erfasst werden. 

Welche Systeme müssen gemeldet werden?
Gemeldet werden müssen alle im Einsatz befindlichen elektronischen Kassensysteme, die nach den aktuellen Bestimmungen mit einer TSE abgesichert sind. Hierbei ist es unerheblich, ob es sich um stationäre oder mobile Endgeräte handelt, solange sie Geschäftsvorfälle elektronisch erfassen.

Welche Informationen sind zu melden?
Die Meldung beim Finanzamt umfasst in der Regel folgende Daten:

• Art des Kassensystems (z. B. Einzelgerät, mobiles Terminal)
• Seriennummer des Kassensystems oder der TSE
• Datum der Anschaffung bzw. Inbetriebnahme
• Art der TSE (z. B. cloud-basierte TSE oder Hardware-TSE)
• Datum der Außerbetriebnahme (wenn zutreffend)

Je nach Bundesland oder speziellen Vorgaben kann es zu geringfügigen Abweichungen kommen. In jedem Fall sollten Sie sich genau über die Anforderungen Ihres zuständigen Finanzamts informieren.

Wie erfolgt die Meldung?
Ab dem 1. Januar 2025 werden die Finanzbehörden eine elektronische Übermittlungsmöglichkeit über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle zur Verfügung stellen. Bitte beachten Sie, dass die Meldung von Kassensystemen nicht mehr über Formulare oder PDF-Vordrucke erfolgen kann, sondern ausschließlich digital. Der genaue Prozess ist dabei bundeslandabhängig, weshalb Sie sich im Vorfeld mit Ihrem Finanzamt oder auf den Webseiten der Landesfinanzbehörden über die spezifischen Anforderungen informieren sollten.

Aktueller Stand bei Hotel.Profi: Automatisierte Meldung in Planung

Hotel.Profi arbeitet aktuell daran, Ihnen eine automatische bzw. "One-Click-Solution" für die Meldung Ihrer Kassensysteme bereitzustellen. Gemeinsam mit unserem Fiskalisierungspartner Fiskaly entwickeln wir eine Lösung, die eine schnelle und einfache Datenübermittlung ermöglicht.

Derzeit befinden wir uns in einer Test- und Pilotphase, in der die Funktion umfangreich geprüft und optimiert wird. Bis zum finalen Release der Funktion sind jedoch noch einige Abstimmungen erforderlich, um sicherzustellen, dass gesetzliche und technische Anforderungen erfüllt werden. Wir planen Ihnen rechtzeitig vor Ablauf der gesetzlichen Fristen eine zuverlässige und benutzerfreundliche Lösung zur Verfügung zu stellen. 

Über unseren Newsletter halten wir Sie über den Fortschritt und die Verfügbarkeit der Funktion auf dem Laufenden.

Welche Fristen gelten?

• Für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Kassensysteme: Diese müssen bis spätestens 31. Juli 2025 gemeldet werden.
• Für ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Kassensysteme: Hier gilt eine Meldefrist von einem Monat nach Anschaffung.
• Für außer Betrieb genommene Systeme: Ab dem 1. Juli 2025 müssen diese innerhalb eines Monats nach der Außerbetriebnahme gemeldet werden.

Beachten Sie außerdem: Vor der Meldung einer Außerbetriebnahme muss die Anschaffung des betroffenen Systems bereits gemeldet sein. Falls ein System noch vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen wurde und nach diesem Datum nicht mehr in Verwendung ist, besteht eine Meldepflicht nur, wenn die Anschaffung zuvor bereits gemeldet wurde.

Da sich Fristen aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Anpassungen ändern können, ist es wichtig, sich regelmäßig über den aktuellen Stand zu informieren. Halten Sie hierzu am besten Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.

Was bedeutet das für Sie als Hotel.Profi-Kunde?

• Prüfen Sie Ihre Systeme: Stellen Sie sicher, dass alle bei Ihnen im Einsatz befindlichen elektronischen Kassensysteme den Anforderungen der KassenSichV entsprechen und über eine TSE verfügen.
• Informieren Sie sich bei Ihrem Steuerberater / Finanzamt: Erkundigen Sie sich über die genauen Vorgaben Ihres Bundeslandes, um die notwendigen Informationen korrekt und fristgerecht einzureichen.
• Nutzen Sie unsere zukünftige Unterstützung: Unsere geplante Lösung wird Ihnen eine effiziente und zeitsparende Möglichkeit bieten, die Meldepflicht zu erfüllen. .

Fazit:
Die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme ist ein wesentlicher Bestandteil der neuen, strengeren Anforderungen an die Kassensicherheit in Deutschland. Als Anwender von Hotel.Profi-Software werden Sie in Kürze von unserer geplanten Funktion profitieren, die den Meldeprozess erheblich vereinfacht. Bis dahin empfehlen wir, sich eng mit Ihrem Steuerberater abzustimmen, um alle Anforderungen rechtzeitig zu erfüllen und Rechtssicherheit für Ihren Betrieb zu gewährleisten.

Hinweis: Dieser Artikel bietet eine allgemeine Orientierung. Er ersetzt nicht die individuelle steuerliche Beratung. Bitte wenden Sie sich bei Unsicherheiten an einen Steuerberater oder Ihr zuständiges Finanzamt um rechtliche Details zu klären.