Ein vorhandenes E-Mail-Konto mit dem Hotel.Profi verbinden


Im Hotel.Profi können Verbindungsdaten eines bereits vorhandenen E-Mail-Kontos hinterlegt werden. Dieses wird nur verwendet um E-Mails zu versenden. Danach können manuell oder automatisiert E-Mails oder Newsletter über verschiedene Funktionen im Hotel.Profi versendet werden. Der Hotel.Profi holt von diesem Konto keine E-Mails ab! 


Wissenswertes

Prüfen Sie vor Verwendung eines E-Mail Kontos die maximale Anzahl der E-Mails, die Sie pro Tag oder Monat über dieses Konto versenden dürfen. Es gibt E-Mail Anbieter die bei Überschreitung dieser Grenze das E-Mail Konto vorübergehend sperren. Diese Information können Sie bei Ihrem E-Mail-Provider erfragen.


Unterstützte E-Mail-Protokolle für den Versand von E-Mails


Die folgenden E-Mail-Protokolle werden unterstützt:

 

  • Standard-SMTP-Protokoll
  • Exchange WebDAV 
  • Exchange-Webdienst (EWS)


Ob Ihr Konto eines der geforderten Protokolle unterstützt, erfragen Sie bitte bei Ihrem E-Mail-Provider oder bei Ihrem IT- Betreuer.


Zugangsdaten zu Ihrem E-Mail-Konto

 

Bevor Sie mit der Einrichtung des E-Mail-Moduls beginnen können, müssen Ihnen Einrichtungsdaten Ihres E-Mail-Kontos vorliegen. Diese können Sie bei Ihrem Internet-Provider erfragen oder in dessen Backnd einsehen.


Folgende Daten werden benötigt:

  • E-Mail Adresse
  • Adresse des Postausgangsservers (z.B. SMTP)
  • User/Benutzername
  • Passwort/Kennwort
  • Portnummer des Postausgangsservers 
  • Verschlüsselungstyp / Conn. Typ
  • zu verwendendes Protokoll


Achtung!

Sollten Ihnen einzelne oder alle geforderten Daten nicht vorliegen, ist eine funktionsfähige Einrichtung des E-Mail-Moduls nicht möglich!

 

Einrichtung Ihres E-Mail-Kontos im Hotel.Profi

 

Einige der hier beschriebenen Einstellungen sind erst ab der Hotel.Profi Version 10.4.1.137 und der EMailService-Version 10.4.1.90 vorhanden. Diese sind mit "NEU" markiert.


Der Menüpunkt ist unter  Datei -> Stammdaten -> Allgemeine Stammdaten -> Email/SMS-Versand zu finden.


Wissenswertes

Damit Sie die hier beschriebenen Einstellungen vornehmen und auch nutzen können, ist das Modul "EMail-Versand" sowie die Berechtigung für die "Stammdaten" notwendig.

 

 

 

EMail: 

  • hier muss der Name "EASendMail" angezeigt werden (fehlt der Name, bitte an den Hotel.Profi Support wenden)

Server: (Pflichtfeld)

  • hier muss der Name Ihres Posteingangsservers eingetragen werden 

User: (Pflichtfeld)   

  • hier muss der User-/Benutzername eingegeben werden 

Passwort: (Pflichtfeld) 

  • hier müssen Sie das Pass-/Kennwort hinterlegen 

Sender-Email: (Pflichtfeld) 

  • hier muss die E-Mail eingetragen werden, die als Standardabsender-Adresse bei zu versendenden E-Mails verwendet werden soll 

Sender-Name: (Optional) 

  • bitte hier den Namen, der als Absendername angezeigt werden soll, eintragen 

BCC-Email: (Optional) 

  • optional kann hier eine E-Mail-Adresse des Blindkopie-Empfängers eingetragen werden.

NEU Port: (Pflichtfeld) 

  • hier können Sie die Portnummer des Postausgangsservers eingeben

NEU Conn. Typ / Verschlüsselungstyp:  (Pflichtfeld) 

  • hier können Sie den Verschlüsselungstyp auswählen (andere als die hier genannten werden nicht unterstützt)

Einzeln versenden (Optional) 

  • Werden mehrere E-Mails auf einmal gesendet, so ist auch ein Einzelversand möglich. Dabei wird sich für jede zu versendende EMail einzeln beim Posteingangsserver an- und abgemeldet. Einige E-Mail-Provider fordern dieses Verfahren. Das Versenden mehrerer E-Mails kann dadurch jedoch erheblich länger dauern!

Log-Datei (Optional)

  • nach Aktivierung wird die gesamte Kommunikation zu Ihrem E-Mail-Provider in einer LOG-Datei aufgezeichnet


NEU EMail-Formulare mit EASendMail (Optional)

  • Rechnungen und Reservierungsbestätigungen können durch diese Option direkt - ohne Outlook - versendet werden.
  • dazu muss Microsoft Word auf dem Hauptrechner / Server vorhanden sein. 
  • Ein vorheriges Bearbeiten der zu versendenden E-Mail ist bei Verwendung dieser Option nicht mehr möglich!  


Achtung!

Bitte beachten Sie, dass Hotel.Profi keinen Support für Ihr E-Mail-Konto leistet, dies geschieht ausschließlich über den E-Mail- Anbieter / Provider oder über Ihren IT-Dienstleister.  

Das betrifft die E-Mail-Kontodaten und Einstellungen sowie die Zustellung der versendeten E-Mail über Ihren E-Mail-Provider an den E-Mail Empfänger!   


E-Mail Einstellungen Testen 

Bevor Sie mit der Einrichtung von Jobs und E-Mail Newsletter beginnen, sollten Sie den E-Mail Versand mit Ihren hinterlegten Einstellungen testen. Ab der Hotel.Profi Version 11.0.0.60 gibt es dafür eine Funktion im Programm.



Nachdem Sie den Menüpunkt "Testmail senden" ausgewählt haben, werden Sie aufgefordert eine eMail-Adresse anzugeben anzugeben an die ein Testemail versendet wird.  



War der Versand erfolgreich, wird Ihnen diese Bestätigungsinformation angezeigt.

 

Achtung!

Hotel.Profi bekommt von Ihrem eMail-Provider nur die Annahme der eMail bestätig! Diese Meldung gibt weder Auskunft über die Weiterleitung, die Zustellung oder die Öffnung der E-Mail durch den Kunden.


Bei erfolgreicher Zustellung der Testmail soll der Empfänger folgen E-Mail sehen 

  


Fehlersuche beim Versand der Testmail  


Hat der Empfänger die Testmail nicht erhalten gibt es ein Vielzahl von möglichen Ursachen. Diese Abschnitt zeigt nur ein paar Möglichkeiten für die Fehlersuche auf. 


Beim Versand der Testmail werden detaillierte Informationen in eine Logdatei geschrieben. Diese enthält Daten die mit dem eingestellten E-Mail Provider ausgetauscht werden. Die Logdatei "EASendMail.log" wird in das Installationsverzeichnis vom Hotel.Profi geschrieben. 

Der Inhalt sollte ausschließlich von Ihrem IT-Betreuer oder E-Mail Provider analysiert werden. Der Hotel.Profi Support übernimmt keine Analyse dieser Daten!


Beispiel Inhalt bei erfolgreichen Versand einer Test E-Mail:

 

Wie bereit zuvor erwähnt, gibt diese Logdatei nur Hinweise auf die Kommunikation mit dem eingestellten E-Mail Provider. 

Wurde die Testmail erfolgreich an den Provider übergeben und ist dennoch nicht im Posteingang der angegebenen E-Mail Adresse zu sehen, kann zum Beispiel noch folgende Ursachen haben:


  • die E-Mail wurde von E-Mail Server des Empfängers angelehnt
  • die E-Mail konnte von E-Mail Server des Empfängers nicht zugestellt werden
  • die E-Mail wurde beim Empfänger als Spam eingestuft 
  • das E-Mail Konto des Empfänger hat für eine Zustellung nicht mehr genügend Speicherplatz 


Das sind nur ein paar Beispiel. Eine Analyse sollte immer über Ihren IT-Betreuer oder Ihr Internet Provider durchgeführt werden!