SMS/E-Mail-Management / Aufgaben

Geändert am Fr, 29 Sep, 2023 um 9:21 VORMITTAGS

Sogenannte Versendejobs (Aufgaben) werden zu einer vordefinierten Zeit über den Hotel.Profi E-Mail Dienst automatisch versendet. Dabei ist keine Aktion und auch kein Eingriff eines Anwenders nötig/möglich.
Diese Jobs werden nur ausgeführt, wenn der Dienst zur definierten Versandzeit aktiv ist.
Eine Aufgabe zum Versenden von E-Mails/SMS beinhaltet neben der Vorlage auch eine oder mehrere Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit eine E-Mail/SMS an den Gast gesendet wird.
Alle wichtigen Aktionen werden in der Historie oder in Logdateien festgehalten und können sowohl vom Anwender als auch vom Hotel.Profi Support eingesehen werden.
Ab der Hotel.Profi Version 10.4.1.137 und der EMailService-Version 10.4.1.90 kommen einige Einstellungsmöglichkeiten hinzu, die im Folgenden mit "NEU" markiert sind

Aufgaben einrichten

ermöglicht den automatischen Versand von SMS und E-Mails, wenn eine oder mehrere Bedingungen erfüllt sind
ein manuelles Auslösen der Aufgabe durch den Anwender ist bei einer Aufgabe nicht möglich (für manuelle Vorgänge siehe Artikel Manueller Versand)
Aufgaben werden nur einmal am Tag zur definierten Zeit ausgeführt
versendet wird nur an Gäste, bei denen alle Bedingungen einer Aufgabe erfüllt sind

gehen Sie in der Menüleiste auf "Datei -> Stammdaten -> Allgemeine Stammdaten"
öffnen Sie mit einem Klick auf [+] jeweils den Reiter "Allgemeine Stammdaten" und "Email/SMS-Versand" und wählen dort "Aufgaben"
klicken Sie mit der rechten Maustaste in das rechte weiße Fenster und wählen Sie "Neue Aufgabe"
Sie können bei vorhandenen Aufgaben auch Zeitpunkt und Startdatum sehen

danach öffnet sich ein Fenster, in dem weitere Einstellungen vorgenommen werden können

Bezeichnung:

geben Sie der Aufgabe einen Namen

Typ:

Hotel.Profi bietet mehrere Bedingungstypen an:
1. vor Anreise = x Tage vor dem Anreisetag (0 = am Anreisetag)
2. nach Abreise = x Tage nach dem Abreisetag (0 = am Abreisetag)
3. Anreisetag = am Anreisetag
4. Abreisetag = am Abreisetag
5. nach Anreise = nach Anreise (0 = am Anreisetag)
6. vor Abreise = x Tage vor dem Abreisetag (0 = am Abreisetag)
7. Hausgast = nur während seines Aufenthalts im x Tage Intervall (0 bei Intervall = wie 1 = jeden Tag) / Beginn = Tage nach seinem Anreisetag (0 = beginnend mit dem Anreisetag)
8. Verlängerung anbieten = x Tage vor dem Abreisetag (0=am Abreisetag) wird geprüft, ob das Zimmer des Gastes direkt nach seiner Anreise noch frei ist. Ist das der Fall, wird ihm ein Angebot für eine Verlängerung seines Aufenthaltes gemacht. Die Kosten errechnen sich über das Standardpaket - definierter prozentualer Rabatt
  1. folgende weitere Bedingungen können für ein Verlängerungsangebot definiert werden:
    - Mindestaufenthalt = die Reservierung muss mindestens x zusammenhängende Übernachtungstage haben (0 = jeder Aufenthalt, egal mit wie vielen Übernachtungstagen)
    - Maximale Verlängerung = es wird immer eine komplette Lücke angeboten bis zu maximal x Übernachtungstagen, auch wenn die Lücke größer sein sollte (0 = keine Begrenzung)
    - Rabatt = prozentualer Rabatt auf das Standardpaket (0 = kein Rabatt)

Grundlage für Verlängerungspreise:

Das Paket oder Arrangement welches sich am Abreise Tag befindet wird als Grundlage für die Berechnung genutzt.

Ausgeschlossen sind Gesamtpreise.

Festpreise hier wird der Paket Preis als Ausgangswert genutzt.

Raten Preise werden Tag aktuell angeboten.

Die bisher Ausgebuchte Ratenstufe wird nicht als Verlängerung angeboten.

Das System prüft welche Rate am Tag der Verlängerung gültig ist und bietet diese dem Kunden mit Rabatt an.

Bei Arrangements ohne Verlängerungsmöglichkeit wird die Standard Rate dem Kunden angeboten.

Von diesem Standard Paket bekommt der Kunde den aktuellen Tagespreis angeboten.

Bei Arrangements mit Verlängerung wird die Verlängerung aus dem Stammdaten angeboten.

Anzahlung fehlt = die Anzahlung wurde nicht bis zum vereinbarten Datum auf Ihrem Konto gutgeschrieben. Der Gast wird x Tage nach dem vereinbarten Datum per E-Mail/SMS informiert. (0 = am vereinbarten Datum)
Buchungsbestätigung fehlt = die Buchungsbestätigung wurde nicht bis zum vereinbarten Datum zurückgesendet. Der Gast wird x Tage nach dem vereinbarten Datum per E-Mail/SMS informiert. (0 = am vereinbarten Datum)
Buchungsbestätigung fehlt (Sammelreservierung) = die Buchungsbestätigung wurde nicht bis zum vereinbarten Datum zurückgesendet. Haupt wird x Tage nach dem vereinbarten Datum per E-Mail/SMS informiert. (0 = am vereinbarten Datum)
Buchungsbestätigung fehlt (Gruppenreservierung) = die Buchungsbestätigung wurde nicht bis zum vereinbarten Datum zurückgesendet. Der Reiseveranstalter wird x Tage nach dem vereinbarten Datum per E-Mail/SMS informiert. (0 = am vereinbarten Datum)
Geburtstag = geprüft wird Tag und Monat des hinterlegten Geburtstages. x Tage vor dem Geburtstag wird eine E-Mail / SMS gesendet. (0 = am Geburtstag) Datenbasis ist für diese Aufgabe ist die Gästekartei.

Tage:

siehe Typ - wird je nach Typ anders interpretiert

Toleranz:

Toleranz in Tage. Kann die Aufgabe nicht ausgeführt werden, weil z.B. der Hotel.Profi E-Mail Dienst nicht aktiv ist, wird diese bis zu x Tagen nach der eigentlichen Ausführung nachgeholt. (0 = Aufgabe wird im Fehlerfall nicht nachgeholt) Bitte prüfen Sie vor Verwendung der Toleranz die Sinnhaftigkeit bei Ihrer definierten Aufgabe!

Intervall:

nur beim Typ "Hausgäste" möglich. Im Intervall von x Tagen wird während des Aufenthaltes die Aufgabe ausgeführt. (0 bei Intervall = wie 1 = jeden Tag)

Zeit:

zu welcher Uhrzeit soll die Aufgabe ausgeführt werden (nur zur vollen und halben Stunde)

Gültig von:

Ausführungszeitraum für diese Aufgabe

E-Mail-Vorlage:

wählen Sie hier die entsprechende E-Mail-Vorlage aus. Es werden nur die zuvor definierten E-Mail Vorlagen zur Auswahl angeboten (siehe Artikel E-Mail-Vorlage)

SMS-Vorlage:

wählen Sie hier die entsprechende SMS-Vorlage aus. Es werden nur die zuvor definierten EMail Vorlagen zur Auswahl angeboten (siehe Artikel SMS-Vorlage)

HINWEIS: Der gleichzeitige Versand von E-Mails und SMS ist nicht möglich.

Einwilligung gemäß DSGVO beachten

der Haken ist hier standardmäßig gesetzt, um gesetzeskonform zu sein
durch das Datenschutzgesetz muss bei jedem Gast, der die E-Mail erhalten soll, die Einwilligung in den Stammdaten bestätigt sein
(Siehe Speichern von Informationen zur Einwilligung des Kunden zur Datenspeicherung und -verabeitung)

von Mailing Aktionen ausgeschlossene Gäste nicht berücksichtigen:

bei jeder Aufgabe werden per Standarddefinition alle Gäste die einen Haken bei "Von Mailing-Aktionen ausschließen" von dieser Aufgabe ausgeschlossen. Diese bekommen also weder eine SMS noch eine E-Mail, selbst wenn Sie die Bedingungen der Aufgabe erfüllen. Sie können diese Standarddefinition nur umgehen, wenn Sie den Haken in "von Mailing Aktionen ausgeschlossene Gäste nicht berücksichtigen" manuell setzen. Beachten Sie aber, dass dann ALLE Gäste die Bedingung erfüllen und einen Haken in "Von Mailing-Aktionen ausschließen" haben, ausgewertet werden!

Zusätzlich an Firma senden:

Bei einer Firmenreservierung werden per Standarddefinition nur E-Mails oder SMS an den Gast (Adresstyp "Individualgast") gesandt. Wenn Sie den Haken setzen, erhält neben dem Gast auch die Firma eine E-Mail oder SMS. Das aber nur, wenn Sie auch bei der Reservierung unter der Lasche "Gäste" zugeordnet ist!

An alle Gäste senden:

per Standarddefinition werden E-Mails oder SMS nur an den 1. Gast / Hauptgast gesendet. Wenn Sie den Haken setzen, erhalten neben dem 1. Gast, auch alle anderen Gäste der Reservierung (Typ: Gast) eine E-Mail oder SMS.

HINWEIS: Angehörige eines Gastes oder einer Firma werden bei den Aufgaben nicht berücksichtigt!

NEU Inaktiv/Test:

Wenn Sie eine Aufgabe vorübergehend nicht mehr verwenden möchten, kann diese inaktiv geschalten werden.
Außerdem haben Sie dadurch die Möglichkeit die Aufgabe zu "testen".
- mit dem Test können Sie die Vorlage als Mail an eine Ihrer E-Mail-Adressen schicken
wählen Sie dafür, nachdem sie einen Haken in das Kästchen gesetzt haben, mit einem Rechtsklick eine Aufgabe aus und drücken Sie dann auf "Aufgabe testen"

Nun erscheint ein Fenster in dem Sie die E-Mail-Adresse eintragen können
um Fehler zu vermeiden, empfehlen wir eine E-Mail-Adresse zu wählen, die nicht der Absender-E-Mail-Adresse entspricht

Aktionen

Einige Aufgabentypen können noch mit einer Aktion verknüpft werden. Aktionen verfolgen das Ziel dem Gast sogenannte "Upgrades" anzubieten. Diese beziehen sich aktuell auf die Zimmerkategorie und die Verpflegung.

Folgende Aktionen sind möglich:

Kategorieaufwertung = eine höherwertige Kategorie anbieten (bei Verfügbarkeit)
Verpflegung = die nächst höhere Verpflegungsstufe anbieten

Folgende Aktionen können sinnvoll mit den Aktionen verbunden werden:

vor Anreise
Anreisetag
nach Anreise

Um ein Kategorie Upgrade anbieten zu können, muss in den Stammdaten die Wertigkeit für die einzelnen Zimmerkategorien festgelegt werden.

Kategorieaufwertung

Bei Ausführung der Aufgabe prüft der Hotel.Profi, ob für eine Buchung, im Buchungszeitraum, eine höherwertige Kategorie verfügbar ist. Ist das der Fall, wird dem Gast eine E-Mail / SMS mit dem Angebot zugesandt. Dabei wird die Verfügbarkeit in der angebotenen Kategorie NICHT gesperrt oder verringert! Aus diesem Grund sollte in der E-Mail auf jeden Fall ein Hinweis erfolgen, dass dieses Angebot und die Verfügbarkeit nicht garantiert ist.

Der Ausgangswert ist immer die Standardrate zu der ein Aufschlag errechnet wird, unabhängig von dem Preis der auf der Reservierung liegt.

Achtung!

Prüfen Sie in den Kategorienstammdaten ob Sie die Wertigkeiten der Kategorien bereits definiert haben (siehe Artikel Zimmerkategorien / Zimmerkategorien anlegen). Ohne diese Definition wird die Aktion ergebnislos sein!

Bei Ausführung der Aufgabe prüft der Hotel.Profi, ob und welche Verpflegung in der Reservierung gebucht ist. Angeboten wird die nächst höhere Verpflegungsart. Ein Überspringen von Verpflegungsarten ist nicht möglich.

Verpflegung

Folgende Rangfolge ist für diese Aktion im Hotel.Profi fest definiert (aufsteigend):

ohne Verpflegung -> Frühstück -> Halbpension -> Vollpension

Geprüft wird zuerst das Paket, das für den kompletten Aufenthalt gebucht wurde. Wurden mehrere Pakete nacheinander oder für den gleichen Zeitraum aufgebucht, wird das erste Paket in der Liste gewertet.

Ist in einer Reservierung ein Arrangement gebucht worden (teilweise oder über den gesamten Aufenthalt), wird kein Verpflegungs-Upgrade angeboten!
Der angebotene Verpflegungspreis errechnet sich über das ausgewählte Verpflegungspaket, das Sie über das DropDown Feld "Wert" einstellen können.

Wissenswertes
Möchten Sie die Verpflegung zu einem günstigeren Preis bei dieser Aktion anbieten, so legen Sie zuerst ein neues Verpflegungspaket in den Stammdaten an (Artikel Definition von Verpflegungsgruppen). Anschließend weisen Sie dieses Verpflegungspaket der Zeile "Wert" zu.

Mit dem Angebot erfolgt KEINE automatische Aufbuchung der angebotenen Verpflegung. Der Gast muss zuerst das Angebot annehmen und anschließend kann die Verpflegungsleistung durch einen Mitarbeiter auf die Reservierung gebucht werden.