SMS/E-Mail-Management / Manueller Versand

• Im Hotel.Profi Front Office gibt es mehrere Möglichkeiten um E-Mail Vorlagen oder Newsletter zu versenden. Beim manuellen Prozess muss der Mitarbeiter / Anwender diese Aktion ausführen.
• An verschiedenen Stellen / Menüpunkten kann ein manuelles Versenden von E-Mail Vorlagen vorgenommen werden. Dabei kann in den meisten Fallen für selektierte oder direkt ausgewählte Gäste / Reservierungen eine E-Mail versendet werden. Der E-Mail Versand kann sich auch auf eine bestimmte Aktion beziehen, wie z.B. die Anzahlungsbestätigung.  

bei folgenden Aktionen ist der Versand einer E-Mail möglich:

• bei Eingabe einer Anzahlung als Empfangsbestätigung
• bei Änderung des Reservierungsaufenhalts (An- Abreise) als Änderungsmitteilung (ab Version 10.4.1.44)
• beim Empfang der Reservierungsbestätigung vom Kunden als Empfangsbestätigung (ab Version 10.4.1.44)   

in folgenden Listenfenstern ist der Versand einer E-Mail an einzelne oder mehrere Gäste möglich 

• Adresskartei der Gäste (nur bei vorheriger Selektion)
• Anreiseliste
• Abreiseliste
• Hausgastliste
• Reservierungsliste

Bei Aktionen wird der Anwender vor dem Versand einer E-Mail direkt über ein Meldungsfenster befragt. Nur wenn er die Frage mit "Ja" beantwortet wird eine E-Mail versandt.  

• Unmittelbar nach dem Versand bekommt der Anwender eine Bestätigung über den erfolgreichen oder nicht erfolgreichen Versand der E-Mail.

• Oder im Fehlerfall:

• Im Listenfenster kann mittels Kontextmenü der Versand einer E-Mail durchgeführt werden.       

• Das kann für einen Eintrag (markierte Zeile) oder alle Einträge in der Liste erfolgen. Die gewünschte Option kann im folgenden Meldungsfenster ausgewählt werden.

Ja = an alle Adressen senden die in der Liste angezeigt werden

Nein = nur an die markierte Adresse senden

Abbrechen = keine e-Mail versenden

• Wählen Sie die Option "Ja" oder "Nein". Anschließend wird ein weiteres Fenster angezeigt

EMail-Vorlage

• Hier können Sie eine von Ihnen vordefinierte E-Mail Vorlage auswählen.

Aktionsname

• Hier kann die Vorlage einer bestimmten Hotel.Profi Aktion zugeordnet werden.

BCC-EMail

• Optional kann hier eine E-Mail-Adresse eingetragen werden, wenn Sie eine Kopie von der versendeten E-Mail erhalten möchten.
• Als Standardwert steht hier die E-Mail Adresse, die in der Vorlage hinterlegt wurde.

Betreff

• Hier kann der Text für die Betreffzeile der E-Mail eingeben werden.
• Als Standardwert steht hier der Text, der in der Vorlage hinterlegt wurde.

von Mailing Aktionen ausgeschlossene Gäste nicht berücksichtigen:

• Bei jedem Versand werden per Standarddefinition alle Gäste, die einen Haken bei "Von Mailing-Aktionen ausschließen" haben, ausgeschlossen.

• Sie können diese Standarddefinition nur umgehen, wenn Sie den Haken in "von Mailing Aktionen ausgeschlossene Gäste nicht berücksichtigen" manuell setzen. Beachten Sie aber, dass dann ALLE Gäste in der Liste davon betroffen sind!

Zusätzlich an Firma senden:

• Bei einer Firmenreservierung werden per Standarddefinition nur E-Mails oder SMS an den Gast (Adresstyp "Individualgast") gesandt. Wenn Sie den Haken setzen, erhält neben dem Gast auch die Firma eine E-Mail oder SMS. Das aber nur, wenn Sie auch bei der Reservierung unter der Lasche "Gäste" zugeordnet ist!
  

An alle Gäste senden:

• per Standarddefinition werden E-Mails oder SMS nur an den 1. Gast / Hauptgast gesendet. Wenn Sie den Haken setzen, erhalten, neben dem 1. Gast, auch alle anderen Gäste der Reservierung (Typ: Gast), eine E-Mail oder SMS.

Gäste Selektion / Abfrage