GoBD-konformer / GDPdU-Export

Wichtiger Hinweis!

Daten, die ab 2020 in der Hotel.Profi Datenbank gespeichert wurden, können im DSFinV-K Format (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltungen für Kassensysteme) exportiert werden. Die Vorgehensweise für den Export von Geschäftsvorfällen in dieses Datenformat ist im folgenden Artikel "GoBD-konformer / GDPdU- Export" beschrieben. 

Benutzen Sie den GoBD-konformer / GDPdU-Export bitte nur für Daten, die vor dem Jahr 2020 in der Datenbank erfasst wurden. Diese Jahrgänge können nicht mit dem neuen DSFinV-K Format exportiert werden.  

GDPdU-Export
 

Voraussetzung und Anwendung

Bei allen Hotel.Profi Versionen, die älter sind als die Version 9.6.x.x, ist kein GDPdU-konformer Export von Daten möglich. In diesem Fall muss zwingend ein Update auf eine aktuelle Version erfolgen.

Der Export wurde im Datenumfang und Aufbau seit dieser Version permanent durch die aktuellen Anforderungen verschiedenster Finanzprüfer erweitert oder angepasst. Diese Erweiterungen und Anpassungen erfolgen nur in der aktuellsten Hotel.Profi Version.  

Grundlage für den Datenexport:

Seit dem 1. Januar 2002 sind Unterlagen i. S. des § 147 Abs. 1 AO, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO).

Finanzbehörden haben das Recht zum elektronischen Datenzugriff auf die steuerlich relevanten Daten der Steuerpflichtigen und die daraus resultierende Pflicht der Steuerpflichtigen, die Daten vorschriftsmäßig zugreifbar zu machen.

Dazu gehören auch Daten die in Ihrem Kassensystem unveränderbar gespeichert werden. Ein Auszug:

• Stammdateneinstellungen (Artikel-, Waren-, Hauptgruppenprogrammierungen usw.)
• Zugriffsberechtigungen
• Journaldaten
• Einzelaufzeichnung aller Buchungs- und Rechnungspositionen

Der Prüfer kann nach eigener Wahl, zusätzlich zur konventionellen Prüfung, in drei Formen, auch kombiniert, auf die digitalen Daten zugreifen

• Unmittelbarer Zugriff direkt am IT-System vor Ort durch den Prüfer selbst.
• Mittelbarer Zugriff als Auswertungen durch einen Mitarbeiter des Unternehmens auf Weisung des Prüfers.
• Datenüberlassung per Datenträger zur Prüfung durch den Prüfer mit IDEA (Audicon GmbH). Dieses Format wird über die GDPdU-Schnittstelle im Hotel.Profi erzeugt.

Die letzte (dritte) Prüfungsvariante wird unten beschrieben.

Wissenswertes

Der Export kann selbst oder auch durch die DATAreform GmbH durchgeführt werden. Sollten Sie Fragen zu diesem Vorgang haben, steht Ihnen unser Support gern zur Verfügung.

Vorgehensweise für den Export

Im Folgenden wird der Ablauf für den GoBD-konformen Export beschrieben. Wir empfehlen dringend die aktuellste Hotel.Profi Version für den Export zu verwenden. Der hier beschriebene Ablauf gilt immer für die aktuellste Hotel.Profi Version!    

benötigte Dateien prüfen 

Im Installationsordner von HotelProfi1 finden Sie das Verzeichnis gdpdu

Die folgenden Dateien sollten Sie im Ordner gdpdu mindestens finden: Das Änderungsdatum der Index-Dateien sollte nicht älter sein als das im Bild angezeigte. 

den GoBD-konformen Datenexport durchführen

Starten Sie das Programm Hotel.Profi BackOffice. Klicken Sie auf Datei - Daten Import/Export und wählen Sie den Menüpunkt "GoBD-konformer Export" aus

Im folgenden Fenster arbeiten Sie die Schritte 1-4 nacheinander ab.

Schritt 1: Zeitraum angeben (Typ auf Ausführlich belassen)

Schritt 2: Exportverzeichnis auswählen (das Unterverzeichnis "export_daten" ist standardmäßig ausgewählt) 

Schritt 3: Wenn Sie einen Ausdruck (Belegzettel) ausdrucken möchten, wählen Sie bitte das entsprechende Formular aus. Möchten Sie keine Belegzettel, so können Sie diesen Schritt überspringen.  

Schritt 4: ist mit dem angezeigten Text beschrieben.

Zur Prüfung bitte den gesamten Inhalt des Export-Ordners an den Prüfer übergeben (Bild ist nur ein Beispiel)