Speichern von Informationen zur Einwilligung des Kunden zur Datenspeicherung und -verarbeitung

• Ab der Hotel.Profi Version 10.4.1.88 können in den verschiedenen Adresskarteien folgende Informationen über die Einwilligung zur Datenspeicherung und Verarbeitung gespeichert werden:
• Die hier vorgenommene Einstellung hat Auswirkungen auf die Funktion "Selektion" (Serienmailing und Export) in den einzelnen Adresskarteien und dem e-Mail Dienst für u.a. Newsletter und Informationen. 
• Ab dieser Version gilt das Verbotsprinzip, das bedeutet, dass alle schon bestehende Adressen (Eingabe der Adresse vor der Version 10.4.1.88) nicht angemailt oder bei einer Selektion nicht gefunden werden, wenn Sie nicht den Haken bei "Einwilligung des Kunden liegt DSGVO- konform vor" besitzen. Der Anwender (Berechtigung vorausgesetzt) hat die Möglichkeit dieses Verbotsprinzip durch manuelle Einstellungen bewusst zu umgehen oder zu ignorieren.

• Welche Informationen können gespeichert werden?     
  • liegt eine Einwilligung des Kunden vor
  • Art der Einwilligung
  • Datum Einwilligung erteilt 
  • Datum Einwilligung widerrufen

Vorliegen der Einwilligung des Kunden

• unter dem Zweig E-Mail können kann eingetragen werden, das die Einwilligung des Kunden vorliegt

• sollte dieser Bereich nicht aktiv sein, so liegen bei dem angemeldeten Anwender nicht die entsprechenden Berechtigungen vor

• Diese Berechtigung kann in den Stammdaten / Personaldaten bestimmten Berechtigungsgruppen erteilt werden  

Art der Einwilligung

• nachdem Sie den Haken gesetzt haben, werden Sie nach dem Verfahren (in welcher Form liegt die Einwilligung vor) befragt. 
• Sie können standardmäßig zwischen den im Screenshot zu sehenden Verfahren eines auswählen.

• In den den Stammdaten unter Texte / DSGVO können von Ihnen noch weitere individuelle Verfahren angelegt werden, die danach zur Auswahl stehen.   

Datum Einwilligung erteilt

• nachdem das Verfahren ausgewählt wurde, wird das aktuelle Datum für die Erteilung der Einwilligung eingetragen.

HINWEIS: Aus diesem Grund sollte diese Aktion sehr zeitnah nach Erteilung ausgeführt werden! 

Datum Einwilligung widerrufen

• Wird der Haken entfernt, so wird ebenfalls das aktuelle Datum für diese Aktion eingetragen.

• Es ist durchaus möglich eine erneute Einwilligung durch den Kunden an dieser Stelle vorzunehmen, dabei werden aber alle alten Einwilligungsdaten gelöscht.    

Speichern von Einwilligungen vom Kunden

• In der Korrespondenz des Gastes können Sie alle schriftlich vorliegenden Dokumente im PDF und/oder DOC- Format speichern. Bitte beachten Sie, dass die Dokumente im Hotel.Profi NICHT revisionssicher speichert werden.
• Sollte das erforderlich sein, so speichern Sie diese Dokumente zusätzlich in Ihrem DMS- System.