SMS/E-Mail-Management / E-Mail-Vorlage

Der Hotel.Profi kann beliebig viele E-Mail Vorlagen verwalten. Diese können für verschiedenste Aktionen und  Aufgaben im Hotel.Profi verwendet werden.

Eine Vorlage definiert den folgenden E-Mail Aufbau:

• Sender E-Mail Adresse
• Sender Name
• E-Mail Adresse für eine optionale Kopie
• Betreffzeile
• Bodytext / Textkörper
• eine Anlagedatei
• Codepage

Der BodyText / Textkörper muss als HTML oder als TXT-Datei vorliegen und mit der Vorlage verknüpft werden. Der Hotel.Profi bringt keinen HTML oder Texteditor mit. Verwenden Sie für die Erstellung oder Bearbeitung professionelle Editoren. 

Beispiel für eine Darstellung im HTML

in Plaintext TXT würde die Darstellung Beispielsweise so aussehen

Achtung!

Bitte beachten Sie, dass eine von Ihnen versendete E-Mail ein Aushängeschild für Ihr Unternehmen ist und deshalb eine 

professionelle Aufmachung und Gestaltung haben sollte -  in Ihrem "Corporate Design".

Des weiteren ist zu beachten, dass nicht alle E-Mail Clients den HTML-Code in der gleichen Weise darstellen.  

Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen E-Mail-  oder Newsletter - Vorlagen von Ihrer Internetagentur erstellen zu lassen. 

• Ab der Hotel.Profi Version 10.4.1.137 und der EMailService-Version 10.4.1.90 kommen einige Einstellungsmöglichkeiten hinzu, die im Folgenden mit "NEU" markiert sind
  • um die Funktionalität des E-Mail-Moduls zu gewährleisten, müssen Sie die dort beschriebenen Änderungen in den Stammdaten vornehmen

• gehen Sie in der Menüleiste auf  "Datei -> Stammdaten -> Allgemeine Stammdaten"
• öffnen Sie mit einem Klick auf [+] jeweils den Reiter "Allgemeine Stammdaten" und "Email/SMS-Versand" und wählen dort "EMail-Vorlagen"
• klicken Sie mit der rechten Maustaste in das rechte Fenster und wählen Sie "Neue Vorlage"
   

• danach öffnet sich ein Fenster, in dem weitere Einstellungen vorgenommen werden können:
  
  

Bezeichnung:

• geben Sie der E-Mail-Vorlage einen Namen

Aktionsname:

• optional als Textvorgabe für eine mögliche Aktion, die mit dieser Vorlage verbunden ist

Sender-Email:

• hier wird die E-Mail Adresse eingetragen, die als Standardabsender bei zu versendenden E-Mails verwendet wird

Sender-Name:

• hier den Namen, der als Absendername angezeigt werden soll, eintragen

BCC-Email:

• optional kann hier eine E-Mail-Adresse eingetragen werden, wenn Sie eine Kopie der versendeten E-Mail erhalten möchten 

Betreff:

• hier kann der Text für die Betreffzeile der E-Mail eingegeben werden

Datei:

• für den BodyText / Textkörper: die zu verknüpfende Dateivorlage muss als HTML oder als TXT-Datei vorliegen
• um Fehler zu vermeiden, empfehlen wir einen Serverpfad einzugeben

NEU Archiv-Name:

• ist ab der Hotel.Profi Version 10.4.1.137 und der EMailService-Version 10.4.1.90 verfügbar
• es ist nun möglich die Vorlagen-Dateien im Archiv zu speichern
• dies erhöht die Sicherheit und gestaltet den Zugriff auf die Dateien einfacher
• die Einstellung des Archivs
• der Dateiname muss auf html enden !!!

-> siehe Vorlage im Archiv speichern

Codepage:

• Zeichensatztabelle: häufig verwendet UTF-8

Anlage:

• optional kann noch zusätzlich ein Dateianhang (ca. 1 MB) verknüpft werden.

Aktion:

• hier kann die Vorlage einer bestimmten Hotel.Profi Aktion zugeordnet werden. z.B. Anzahlung, wenn die Vorlage für eine Anzahlungsbestätigungs-EMail verwendet werden soll 
• wenn bei Aktionen keine Aktion gewählt ist wird kein HTML versendet 

Bilder einbinden:

• mit Hilfe einer Base64 Kodierung können wir Bilder direkt ins HTML oder CSS coden ohne zusätzliche Requests zu verursachen. Sollte diese Technologie in Ihrer E-Mail Vorlage verwendet worden sein, so wählen Sie diese Option aus
• die Nutzung dieser Funktion wird jedoch nicht empfohlen

Inaktiv:

• wenn Sie eine Vorlage vorübergehend nicht mehr verwenden möchten, kann diese inaktiv geschalten werden. Sollte die Vorlage mit einer Aufgabe verknüpft sein, die nicht inaktiv ist, so wird auch eine inaktive Vorlage weiterhin verwendet

Vorlage im Archiv speichern

• um eine Vorlage im Archiv zu speichern, geben Sie unter "Archiv-Name" zuerst die Bezeichnung der Vorlage ein
• wir empfehlen hierfür dieselbe wie im Dateinamen zu nutzen (siehe oben)
• klicken sie danach auf die drei Punkte und wählen sie "Neue Datei im Archiv speichern":

• im sich öffnenden Fenster können Sie nun die Datei suchen und auswählen:

• wenn eine Datei aus dem Archiv gewählt wurde, wird sie bevorzugt verwendet
• Der Vorteil bei Vorlagen aus dem Archiv:
  • Zugriff nur über Hotel.Profi
  • alle Rechner können auf das Archiv einfach zugreifen
  • die Vorlage kann von allen Rechnern aus geändert werden 
• Wir empfehlen Ihnen die Nutzung dieser Funktion

E-Mail-Vorlage als Mailing versenden

• Führen Sie eine Selektion Ihrer Gastdaten durch. Zum Beispiel alle Stammgäste mit E-Mail-Adresse :

An die Selektierten Adressen senden Sie wenn Sie in das Adressfeld mit der rechten Maus klicken. 

• Wählen Sie die Mailing-Vorlage für Ihren Newsletter aus. Wenn Sie mit OK bestätigen, werden Ihre Mails an die ausgewählten Gäste versendet.