Durch die Umsetzung der Kassenverordnung 2020 mussten bekannte und geläufige Funktionen der Rechnungserstellung und der Hotelkasse teilweise geändert werden. Daher lesen Sie sich bitte die Änderungen aufmerksam durch.

  • Ab 1. Januar 2020 gilt die DSFinV-K (digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Programme mit kassen-ähnlichen Funktionen). Das betrifft auch den Hotel.Profi, da bare und unbare Geschäftsvorfälle in der Hotelkasse verwaltet werden können und bar- Rechnungen über den Hotel.Profi erstellt werden.
  • die geforderte technische Sicherheitseinrichtung TSE kann im Hotel.Profi integriert werden 
  • dadurch sind einige Anpassungen im Hotel.Profi und Ihren Arbeitsabläufe notwendig


Für welche Funktionen oder Abläufe gibt es Änderungen


1.    für die Rechnungsfunktion

2.    für den Hotelkassenabschluss

3.    für Entnahmen und Einlagen in die Hotelkasse

4.    für die Funktion Kellnerabrechnung

5.    für die Funktion Barverkauf

6.    zusätzliche Angaben oder Einstellungen sind in den Stammdaten notwendig

7.    für die Datensicherung



1. Änderungen an der Rechnungsfunktion:

  • Verbuchen einer Rechnung
    • ab der Version 11 gibt es nur noch 2 Status für eine Rechnung - "Vorbereitet" und "Verbucht". Der Status "Gedruckt" entfällt. Rechnungen, die sich noch im Status "gedruckt" befinden, können noch abgeschlossen /verbucht werden.  
    • eine zu druckende Rechnung wird zuerst verbucht und anschließend ausgedruckt, da auf dem Ausdruck bereits alle gesetzlich geforderten TSE-Informationen dargestellt werden müssen.
    • Rechnungskopien sind weiterhin jederzeit möglich - mit TSE Signaturen
    • eine Druckvorschau kann zukünftig über die neue Schaltfläche „Inforechnung“ erstellt werden. Eine Inforechnung wird nicht durch die TSE signiert und kann auch nicht verbucht werden. Eine Inforechnung wird immer mit dem Rechnungstext "Inforechnung" ausgewiesen. (Standard XML-Vorlagen) 
    • eine Übersicht zu den neuen Funktionen finden Sie unter folgendem Link - Hier klicken
  • Zahlungsweg einer verbuchten Rechnung umbuchen:
    • Alter Ablauf:
      • Stornierung der Rechnung und Neuverbuchung auf einem anderen Zahlungsweg in einer Aktion
      • kein zusätzlicher Ausdruck einer Rechnung mit dem neuen Zahlungsweg, diese konnte als Rechnungskopie separat gedruckt werden 
      • Rechnung mit geändertem Zahlungsweg hatte die gleiche Rechnungsnummer
    • Neuer Ablauf:
      • Die Funktion "Zahlungsweg umbuchen" bleibt erhalten.
      • Rechnung wird storniert und Stornorechnung ausgedruckt mit TSE Signatur
      • Rechnung wird anschließend mit dem neuen Zahlungsweg verbucht und ausgedruckt mit TSE Signatur  
      • Rechnung, Stornorechnung und neue Rechnung haben eine TSE-Signatur und jeweils eine eigene Rechnungsnummmer
  • Barverkauf
    • wir empfehlen zukünftig jeden Barverkauf, sofern er nicht zeitlich aufeinander fällt, einzeln zu berechnen und zu verbuchen (Bonausgabepflicht)
    • werden Barverkäufe nicht zum Verkaufszeitpunkt verbucht, sondern gesammelt, kann es passieren, dass der Kassenbestand im Hotel.Profi nicht mit dem in der Kasse übereinstimmt (mehr Bargeld in der Kasse, als im Bericht)
      • dieser Sachverhalt ist besonders bei einer Kassennachschau durch das Finanzamt problematisch
  • Kellnerabrechnung Import
    • Schichtbericht/Kellnerabrechnungen bekommen nun auch einen Beleg, auf dem eine TSE-Signatur erscheint
  • Mahnwesen:
    • wird aktuell nicht durch die TSE signiert
    • Im Bereich des Mahnwesens bitten wir Sie zukünftig auf die Funktion Ihrer Buchhaltungsprogramme zurückzugreifen


2. Änderung für den Hotelkassenabschluss

  • Das Führen eines Anfangsbestandes für den Zahlungsweg "BAR" ist Pflicht. Alle Anwender, die diese Funktion bisher nicht genutzt haben, können die Einrichtung im diesem Artikel lesen - Hier klicken)
  • Hotelkassenabschluss verbuchen und drucken sowie die Vorschau auf den Hotelkassenbericht 

    Hotelkassenabschluss durchführen und den Hotelkassenbericht ausdrucken. Bei angeschlossener 

    TSE enthält der Bericht am Ende Informationen über eine TSE Signatur


    		Vorschau auf den Hotelkassenbericht - dieser kann NICHT verbucht werden, er dient nur zur Kontrolle
    und ist als vorläufiger Bericht gekennzeichnet
    • in der Version 10 oder davor war es möglich ein Verbuchen der Vorschau vorzunehmen, das ist mit der Version 11 nicht mehr möglich. Nur unter dem Drucksymbol  kann der Hotelkassenbericht verbucht werden!
    • unter der Schaltfläche "Drucken" gibt es keine Druckvorschau - durch bestätigen wird der Hotelkassenbericht erst verbucht und dann gedruckt
    • eine genaue Beschreibung finden Sie unter dem folgendem Link - Hier klicken


3. Änderung bei Entnahmen und Einlagen in der Hotelkasse

  • Alle bereits angelegten Entnahmegründe sollten nochmal auf folgende Kriterien geprüft werden:
    • in der Bezeichnung muss der Entnahmegrund klar erkennbar sein, z.B zur Bank, in den Tresor, usw. 
    • Entnahmen, die eine Privatentnahme darstellen, müssen über die Option "Private Entnahme" gekennzeichnet werden 
  • was ändert sich: 
    • alle Bargeldentnahmen (wie z.B. Geld zur Bank, Geld in den Tresor) sollten vor Kassenabschluss durchgeführt werden
    • Beleg für eine Kassenentnahme wird Pflicht - auf diesem erscheint auch eine TSE-Signatur


Veränderungen bei der Kassenentnahme (den Link zum Artikel finden Sie hier - Hier klicken)


4. Änderung für die Funktion "Kellnerabrechnung" 


Zukünftig wird ein Beleg beim Import einer Kellnerabrechnung ausgedruckt, da mit der Kellnerabrechnung nicht nur Umsätze, sondern auch Zahlungen importiert werden. Diese Daten werden ebenfalls durch die TSE signiert und die TSE Signatur auf den Beleg gedruckt. 


5. Änderung für die Funktion "Barverkauf" 


Wir empfehlen für die Funktion "Barverkauf" zukünftig pro Vorfall / Verkauf eine Rechnung zu erstellen und die Positionen  im Barverkauf 1-3 mindestens einmal pro Tag / vor dem täglichen Hotelkassenabschluss abzurechnen.


6. Änderungen in den Stammdaten


Bevor die TSE im Hotel.Profi aktiviert wird, müssen noch folgende Stammdaten geprüft werden:

  • Zahlungswege, hier gibt es eine zusätzliche Option "Unbar TSE", die ausschließlich für die TSE benötigt wird
  • alle Zahlungswege, die nicht mit Bargeld in Verbindung zu bringen sind, werden als unbar gekennzeichnet. 
  • eine Übersicht, wie Sie Zahlungswege anlegen und ändern können, finden Sie unter folgende Link - Hier klicken


7. Änderung für die Datensicherung


Sollten Sie die Datensicherung selbst durchführen oder einen Techniker beauftragen ist auch folgende Information wichtig:

  • Zusätzlich zur "base" und "ArchivBase" muss nun auch die "TSEBase" gesichert werden.
  • Diesen finden Sie in Ihrem Installationspfad: Datareform\HotelProfi10\TSEAnbindung\TSEbase